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Tecnico en Farmacia MT3-20251113_191311-Grabación de la reunión
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00:00cómo están esos ánimos en la clase pasada estuvimos hablando acerca de caja en el módulo
00:11de caja y archivo y ya que hablamos de caja y el módulo se llama caja y archivo pues esta
00:15noche vamos a hablar de archivo antes que nada les voy a contar que este módulo cierra
00:25el día 17 o sea que nos quedan cuatro días para culminar el módulo así que vamos a ponernos
00:34las pilas para culminar con este módulo de manera satisfactoria y no les pase como
00:41alguien que me escribió preguntándome profesor pero yo no encuentro el curso en plataforma no
00:46lo encuentra porque fue desertado y fue desertado porque fue desertado y no fue desertado porque no
00:52cumplió con un módulo entonces vayan tomando eso en consideración que no puede abandonar la
00:59plataforma de que por 15 días porque en 15 días de regreso posiblemente no esté entonces vamos a ir
01:09tomándose en cuenta stefany cuente
01:11buenas noches
01:16mi caso es una pregunta es similar no es del pulso no me aparece porque yo hago todas las clases toda la
01:26tarea la agua entonces las calificaciones como que no la veo no sé sé que yo estoy perdida o si es así
01:31la plataforma de acuerdo se van cerrando los módulos las calificaciones también van desapareciendo pero están
01:37ahí ok perdón era que tenía esa duda digo yo caramba no me aparecen las calificaciones como el otro
01:43y el módulo se cierra si el módulo está cerrado en plataforma no le aparece el módulo tampoco le aparece
01:51la calificación ok está bien gracias por excelente chicos entonces vamos a hablar un poquito acerca de
01:58gestión de archivos y esto para nosotros quizás sea algo nuevo a lo que hemos trabajado alguna vez
02:06en farmacia quizás no hemos
02:10trabajado mucho o hemos visto mucho acerca de la gestión de archivos pero la gestión de archivos es
02:17parte integral del trabajo del farmacéutico nosotros como farmacéuticos debemos de llevar registros
02:23y estos registros deben de ser archivados y cuando hablamos de una gestión de archivos estamos hablando
02:31de una administración eficiente de documentos desde que se crean hasta que se destruyen hasta su
02:37disposición final esto incluye la organización el almacenamiento y la recuperación de información de
02:45manera sistemática y controlada básico en la gestión de archivos en nosotros poder ubicar esa
02:54documentación en tiempo récord cuando se nos esté pidiendo que no tengamos nosotros que ir ahí a buscar
03:01dentro de ocho mil papeles a verificar uno por uno a ver cuáles sino que deben de estar identificados y
03:08deben de ser accesibles para nosotros poder ubicarlos y tenerlos rápido esto no solamente se limita a la
03:17parte farmacéutica se expande hacia todos los hacia todos los comercios que son regulados que tienen una
03:28regulación y hasta incluso deberían ser también a los que no son regulados porque la gestión de archivos y las
03:35documentaciones son parte fundamental del buen funcionamiento de un sistema de calidad que debe debe de existir en
03:44en todas las empresas en un seguro muchachos
03:59bien entonces el manejo de documentos tiene tres partes fundamentales lo primero es el manejo el
04:07almacenamiento seguro donde se nos pide almacenar los documentos en entornos seguros y protegidos contra
04:16daños protegidos contra robos y protegido contra accesos no autorizados los documentos generados en
04:25la farmacia algunos de ellos son confidenciales recuerden cuando hablamos acerca de del t del servicio
04:36acerca de de las labores del farmacéutico la confidencialidad es uno de ellos entonces por eso se
04:43habla de proteger estos documentos de un acceso no autorizado también el acceso eficiente aquí está
04:53descrita la parte principal de este de este sistema un acceso eficiente un buen manejo de los documentos que
05:02nos permita a nosotros tener un acceso rápido y sencillo a la información aumentando la productividad
05:09porque si usted se me desaparece dos horas buscando un documento son dos horas que usted no está aprovechando
05:17de trabajo que usted está dejando de hacer otras otras actividades que generen más valor a la empresa y
05:27simplemente porque a bueno porque no no organice de manera correcta entonces tengo este este tema de que
05:38las personas no encuentran los documentos entonces la parte del acceso eficiente es también una parte
05:45importante control de versiones es importantísimo nosotros llevar un registro de las versiones de los
05:52documentos para evitar confusiones o pérdidas de datos que es una versión de un documento una versión
05:58de un documento es el registro o el documento real o el documento cambiado vamos a suponer que actualmente yo
06:11tengo un registro de limpieza y ese registro de limpieza solamente indica quien limpia
06:22y la fecha que lo hace más adelante nosotros nos damos cuenta que en la farmacia también necesitamos
06:30saber el detergente que utilizamos y la concentración de ese detergente también agregamos quien supervisó esa
06:41limpieza entonces la farmacia genera un primer documento que es la primera vez que se genere ese
06:51documento y más adelante entonces se genera el mismo documento pero con las mejoras que nosotros
07:00determinamos el primer documento que se genera es la versión cero la versión que es la que se crea al
07:10inicio más adelante entonces según van cambiando y se van agregando cosas o se van quitando cosas
07:17entonces va cambiando la versión si lo hice ahora en esta fecha entonces esta es la versión 1 si lo hice
07:25más adelante es la versión 2 déjenme ver si tengo algún documento por aquí que tenga versiones
07:30pero siempre esta versión debe de estar descrita y debe de decirla el documento en la parte superior
07:43versión tal para así nosotros saber cuál es la versión que se está utilizando en el momento y también tener presente el no utilizar versiones anteriores
07:58porque las normas establecen que no se pueden utilizar documentos vencidos así como no se venden medicamentos vencidos tampoco se utilizan
08:10tampoco se utilizan documentos vencidos además de que esto puede generar inconvenientes a la hora de la recopilación de información
08:19vamos a suponer que este mismo documento que le mencionaba de limpieza pues
08:26ya nosotros cambiamos la versión lo cambiamos a la versión 1 y en la versión 1 le agregamos quién es la persona que revisa
08:35cuál fue el detergente que se utilizó y la concentración de ese detergente muy bien excelente entonces resulta que
08:43qué
08:46y michael que trabaja conmigo en la farmacia no se enteró de que hay un documento nuevo de que ya no se está utilizando el viejo y michael llena el registro
08:55con el documento anterior
08:57y
08:58lo archivo
09:00cuando llegue el momento de la auditoría que se verifique que se estuvo utilizando un documento que no era el correcto
09:09o que no era la versión que estaba actual
09:12entonces esto podría convertirse en una observación o peor aún una no conformidad y las no conformidades llevan a multas
09:22entonces
09:23es importante tomar esto en consideración aparte de eso michael llenó este documento y me hace falta información yo quiero saber
09:34cuál fue el detergente que se utilizó el día primero de enero del 2025 pero no puedo tenerlo porque el documento que se llenó no tiene esta especificación
09:47que me diga esto entonces esto es el control de versiones en nuestro poder orientar a las personas acerca de que tenemos un documento con una versión nueva de que ese documento
09:59ese documento de que se destruyan todas las copias que existen del documento anterior e instruir acerca de cuáles son los cambios que tiene el nuevo documento
10:12si es un cambio que se agrega si es un espacio que se agrega explicar el porqué y si se quitó también explicar el porqué muchas veces nosotros en la industria farmacéutica tenemos muchos documentos con muchas informaciones
10:27algunas de esas informaciones algunas de esas informaciones son necesarias las otras no son tan necesarias y hay otras que son simplemente de relleno entonces cuando llegamos a tener un documento con muchos
10:40ítems para completar lo que hacemos es que vamos eliminando cosas que no sean necesarias que no no la necesitemos entonces esto nos ayuda a nosotros a poder ahorrar tiempo a eficientizar el trabajo y también a eficientizar la información o sea si yo no necesito saber
10:58que el frasco en el que vino el producto era morado yo no voy a colocar esa información ahí
11:06la gestión eficiente de las versiones nos permite a nosotros mantener actualizado nuestro local y mantener también actualizado al personal que trabaja de la mano con nosotros
11:21recuerden que yo no los estoy formando para que sean auxiliar yo estoy formando para que ustedes sean jefes
11:26el archivo el archivo es prácticamente el espacio se podría decir que el archivo es el espacio en donde se colocan estos
11:42documentos en donde se recuerdan estos documentos pero también se podría llamar archivo
11:49los archivos pueden ser clasificados de acuerdo al contenido a la temporalidad y a su importancia
12:05operativa en el caso de las farmacias nosotros deberíamos de tener un archivo para recetas controladas
12:11o una clasificación en un archivo donde pondríamos las recetas controladas otro espacio donde pondríamos las recetas
12:19de tratamiento continuo otro donde pondríamos los informes de auditorías y así sucesivamente
12:28esta clasificación nos permite que ah bueno yo lo que necesito buscar es una receta controlada de fulano de tal
12:35que que que tengo un tema con esto entonces yo sé que voy a ir al cajón número uno que es el cajón en
12:42donde están las recetas controladas y esta receta controladas aquí están organizadas por orden
12:49alfabético del nombre y el señor se llama berto entonces yo me voy a ir a la b y yo sé que ahí voy a
12:55encontrar esa receta controlada también la indexación que facilita la búsqueda y la recuperación eficiente de
13:04los documentos almacenados de indexación es como hacer un índice y yo poder saber lo que tengo ahí
13:10dentro y poder organizarlos alfabéticamente y también colocar de tener un índice de lo que tengo
13:17por ahí también la conservación los documentos se quieren condiciones ambientales específicas para su
13:24preservación a largo plazo cuáles son estas condiciones que el lugar no sea húmedo que se proteja
13:32contra daños de corrosiones de incendios y de todo esto incluso en las áreas farmacéuticas se
13:45se solicita que se tenga un extintor de espuma no nuestra espuma de polvo un extintor de polvo que
13:58creo que es el grado 3 extintor grado 3 para que si ocurre un incendio al usted intentar apagar ese
14:07incendio usted no dañe los documentos que están ahí con agua o con espuma porque lo pueden dañar
14:16ya el concepto de documento es podríamos decir que un documento es cualquier registro físico o
14:25electrónico que contiene información relevante para una organización cuáles informaciones relevantes
14:32tenemos dentro de la farmacia le mencioné algunas ahorita las recetas médicas controladas también
14:38las recetas médicas que son con seguro y que son continuas necesitamos tenerla ahí por un periodo de
14:46tres meses aparte de eso esas recetas también deben enviarse al seguro los cuadres de caja también es
14:56alguna alguna otra información relevante para nosotros son estos registros de limpieza son relevantes para
15:03nosotros porque son relevantes para nuestros auditores para para el ministerio de salud pública
15:08entonces también deben ser relevante para nosotros la legibilidad los documentos deben de ser claros
15:15legibles y comprensibles para los usuarios previstos usted no puede de ninguna manera
15:24hacer un documento oficial que en farmacia en una farmacia dominicana en lengua extranjera se supone que
15:32usted está operando en la república dominicana y por tal razón que ustedes todos los documentos
15:40deben de ser escritos en español con letra legible imagínese un doctor escribiéndonos nosotros lo que
15:47tenemos que hacer en muchas ocasiones vamos a tener que volver donde el doctora que nos algunos no
15:54todos no todos escriben de esa manera pero tendríamos que volver a verificar qué es lo que dice preguntar y
16:00molestar eso se llama en ingeniería industrial eso se llama pérdida de tiempo también la integridad de
16:07los documentos la integridad de un documento se refiere a su autenticidad exactitud y conflicto
16:14completitud los documentos en el área de farmacia deberían de estar completos en su totalidad si existe
16:22algún espacio que nosotros no necesitamos llenar o que simplemente no no nos requerimos llenarlo entonces
16:31agregamos un no aplica y si es una columna muy grande entonces la tachamos simplemente para no dejar espacios
16:39en blanco también algo curioso de los documentos es que nosotros requerimos que los documentos tengan la
16:48fecha completa la fecha completa es que si ahí estamos a 2 a 13 de noviembre del 2025 usted me
16:56coloque 13 11 20 25 y no que usted me deje simplemente por ahí el 11 13 25 o cuando estamos
17:05a números menores de 10 que colocamos un por ejemplo da madre y colocamos el 3 simplemente no usted me coloca
17:140 3 porque si yo quiero hacer una avería quiero hacer una maldad yo puedo colocarle a ese 3 un 1
17:24delante ya no es día 3 es día 13 o puedo colocar un 2 y ya es 23 o lo coloco un 1 más adelante ya es 31
17:33entonces tienden tiende a ser poco auténtico cuando nosotros no colocamos las fechas completas
17:43estamos claros hasta aquí me siguen
17:47si maestro
17:50si maestro
17:51muy bien
17:54la conservación de los documentos nosotros vamos a conservar documentos de largo plazo también vamos a
18:03tener documentos de corto plazo y también vamos a tener unos documentos que son perecederos los
18:10documentos perecederos son esos documentos que nosotros utilizamos y los descartamos inmediatamente
18:15los de corto plazo que no necesitan estar mucho tiempo en la farmacia y los de largo plazo larga
18:21data son esos que requieren que estén en la farmacia por un periodo de tiempo determinado todo esto usted debe
18:28determinarlo o se determina en la gerencia de la farmacia o en los dueños por ahí esa gente es la que
18:37determina en el tiempo que va a durar un documento en la farmacia y esto va a depender tanto de las
18:44obligaciones legales que tenga la farmacia como de la gestión administrativa que la lleve en el momento por
18:52ejemplo yo digo bueno mira los cierres de caja yo lo voy a tener hasta que cierre el año fiscal o sea yo
19:00tengo un año fiscal que va de enero a diciembre no se recomienda que los años fiscales sean de enero a
19:09diciembre porque en diciembre hay mucho lío y en enero también entonces comenzar un año con problemas y
19:15terminarlo también con problemas incómodos siempre se recomienda que el año fiscal inicia en junio
19:21y termine en junio y termine en junio del próximo año o en esos meses por ahí son lo que se recomienda
19:32que los años fiscales inicien y terminen entonces yo digo bueno yo tengo un año fiscal que va de enero
19:38a diciembre entonces yo voy a guardar todos los cuadres de las cajas de todos los días desde enero hasta
19:48diciembre ya cuando pasa cuando llegue el primero de enero del siguiente año ya todo esto yo lo puedo
19:55descartar pero también puedo decir mira yo voy a tener los informes de auditoría por 10 años
20:05porque porque el ministerio de salud pública me pide o me exige que estos reportes deben de estar
20:13conmigo durante 10 años cuando pasen los 10 años yo lo puedo descartar pero porque lo estás haciendo
20:19porque la norma te lo exige entonces va a depender de esto los documentos de larga data los documentos
20:27que nosotros necesitamos tener ahí por mucho tiempo son los documentos que nosotros debemos que aprender a
20:32conservar y que debemos de conservar de manera eficiente para evitar que se pierda información
20:38que se dañen los documentos y que cuando llegue un auditor a preguntar o que cuando yo vaya a buscar
20:44una información de un producto x o de un proceso x yo la el papel está ahí pero está borrado todo o el
20:53papel se mojo y todo se estropeó entonces es importante nosotros tener algunas acciones que nos
21:01encaminen a que los productos los documentos se conserven en el tiempo y que no ocurra un desmadre por
21:08ahí en el proceso de de resguardar la preservación a largo plazo se requiere que estos sean protegidos
21:19contra la degradación física y la tecnológica también que puede dañarse con él con lo largo
21:26del tiempo en la parte tecnológica los documentos que se van a guardar con larga data lo que hacemos
21:34es un backup backup es recoger toda la información necesaria que yo necesito y guardarla en un disco
21:42duro y mes por mes mes por mes o cada dos meses usted ir refrescando esa información recoger todo
21:51de nuevo y volver a ponerlo ahí recoger todo de nuevo y volver a ponerlo hay cuestión de que
21:57ninguna información se pierda ninguna información se pierda y no es que yo voy a tomar por ejemplo yo
22:06voy a hacer un backup el backup de enero y cuando haga el de febrero voy a borrar el de enero no se quede el
22:12de enero ahí el de febrero porque si usted borró en la computadora que yo estoy utilizando y ya la
22:19información que ellos recuperen febrero la de enero no es igual entonces se va recopilando y también se
22:27establece un tiempo para mantener estas recopilaciones guardadas porque almacenar en la nube cuesta dinero y
22:36los discos duros se llenan también entonces es importante también establecer un tiempo para la
22:42parte digital y el control de la temperatura y la humedad en las áreas de archivos son esenciales
22:48para la conservación de documentos físicos y los archivos electrónicos requieren estrategias
22:54específicas para su conservación a largo plazo como los backups de lo que le estaba diciendo o
22:59también este banco puede hacerse electrónico a través de una nube nunca no se recomienda que
23:07estos documentos sean subidos a una nube porque nosotros no tenemos integridad de datos nosotros
23:13no tenemos procesos de ciberseguridad entonces mejor esos documentos nosotros los
23:20conservamos en una en una memoria en un disco duro extraíble me siguen hasta aquí tienen dudas o
23:34preguntas hasta ahora todo claro hasta ahora el profe todo la profe escúchame si la contable yo siempre
23:48le voy enviando vía pdf todos los documentos todas las facturas mes por mes ella me dice
23:56o sea pero ya me dice que se la guarde para
23:58como para enviarla no sé si a la de ahí por ejemplo para hacerla toda que no le quede ninguna
24:06entonces ella siempre me dice que cuando yo vaya que lleve una una memoria para tenerlo todo
24:14archivado en una memoria si eso se llamaba co
24:22excelente eso se llamaba co eso es una buena gestión de archivos
24:29porque es que la información se pierde información se pierde las memorias se extravían en los documentos
24:36se borran se dañan entonces hay que siempre tener un resguardo una segunda opción para las cosas y más
24:43para temas tan delicados como esos bien entonces ya que un documento no me sirve ya que un documento
24:57ha cumplido con su tiempo con su vigencia ya no lo necesito no voy a tener también un cúmulo de
25:04documentos ahí haciendo nada estorbando ocupándome un espacio que yo puedo utilizar en otra cosa
25:10llamando cucaracha por ejemplo llamando roedores no yo puedo ir descartando estos documentos puedo
25:18irlos llevando de nosotros lo llamamos destruir porque los documentos del área de salud y documentos
25:28confidenciales de las empresas no sé no se votan así se no puede agarrar las facturas de su empresa y
25:34tirarla a un zafacón simplemente tirarlas hay otros documentos que son más confidenciales como por ejemplo
25:43copias de medicamentos controlados copias de recetas de medicamentos controlados quizás
25:54y historias clínicas que pueden llegar a algún tipo de farmacia como farmacias que brindan el
26:01servicio hospitalario todo esto son documentos confidenciales que deben de ser destruidos
26:06y en las farmacias no es tan riguroso el proceso de destrucción pero en la industria farmacéutica se
26:15necesita que esos documentos sean incinerados sean quemados en la farmacia con simplemente ustedes
26:23romperlo y cortarlo en pedazos y basta o si son documentos un poquito más fuertes después que
26:34ustedes los rompe entonces le echa agua son métodos métodos rápidos que nosotros utilizamos pero en la
26:44industria farmacéutica esos documentos deben de ser cremados se deben de quemar existen empresas en la
26:51república dominicana que ofrecen este tipo de logísticas van con una persona de la empresa
27:01también una persona representante del negocio para verificar que todo esté bien se hace un listado de
27:09los documentos que se destruyeron y se mandan a incinerar para supervisión y para la para verificar que
27:18sí fueron cremados que fueron llevados al horno entonces se se manda a una persona representante
27:26de la empresa en conjunto con las personas que lo van a hacer que van a hacer el proceso para que no
27:32haya ninguna desviación por ahí estas son informaciones valiosas informaciones que pueden
27:38ser incluso vendidas entonces es todo esto lo que lo que hacemos es asegurarnos de manera correcta y para
27:47la destrucción de documentos lo primero que hacemos es evaluar la retención de la documentación evaluar
27:52qué tiempo va a durar es necesario que usted determine cuáles son los plazos ya sean legales u
27:59operativos para la detención de documentos antes de su destrucción si usted destruyó un documento que
28:05necesitaba 10 años y lo destruyó a los dos años y a los siete años van y se lo piden usted va a estar en
28:11un grave problema porque ya lo destruyó y en la industria farmacéutica se prohíbe posfechar y
28:20también prefechar o sea yo no puedo hoy estamos a 13 yo no puedo venir a hacer un documento con una
28:28fecha de ayer como una fecha de hace dos años pero tampoco puedo hacer una fecha para dos años
28:35subsiguientes si el documento se generó hoy se debe de generar con la fecha de hoy no con la fecha
28:43del sábado eso está prohibido en la industria farmacéutica también verificar los métodos de
28:50destrucción deben de ser destruido de manera segura para prevenir la divulgación no autorizada de
28:56información confidencial y que exista un registro adecuado y detallado de los documentos destruidos
29:03incluyendo la fecha y el método que se utilizó para destruirlo la gestión de archivos para nosotros
29:11es importante por tres razones principales primero por la parte de organización ya que una gestión
29:18adecuada nos permite una rápida localización de documentos optimizando el flujo de trabajo también
29:24por el cumplimiento legal porque nos ayuda a contribuir al cumplimiento de las regulaciones
29:31relacionadas con la privacidad la seguridad y la conservación de datos y por último el control de
29:39la información porque la gestión de archivos nos garantiza la confidencialidad y la seguridad de la
29:46información sensible a la organización
29:49ya en la parte final los documentos podríamos clasificar los de varias maneras una de ellas es
30:02por la importancia tenemos los los documentos importantes se deben de identificar y clasificar
30:11los documentos según la relevancia operativa y legal para una rápida recuperación y también podemos
30:18clasificarlo de acuerdo al periodo de retención los de larga data los de corto plazo y los de los que
30:25son solamente transversales esto es importante determinarlo durante los cuales los documentos
30:33deben de ser conservados antes de su disposición final y por último el proceso de destrucción la
30:40clasificación incluye definir cuáles son los métodos y los procesos para la eliminación adecuada de los
30:48documentos al final de su ciclo de vida cuáles son las características que debería reunir un archivo un
30:55archivo debería de ser accesible facilitar el acceso a la información también tiene que ser seguro debe de
31:02tener protección contra pérdida robo o deterioro debe de ser íntegro para que conserve la fiabilidad y exactitud y debe de ser
31:13legible debe de ser claro y debe de facilitar la comprensión de la información que nosotros estamos registrando en ese
31:23documento que una vez es utilizado en la farmacia se considera un documento oficial de la empresa
31:33tienen alguna duda o pregunta hasta aquí
31:40todo claro a mí me quedó a mí me quedó todo claro excelente todo claro muy bien entonces adelante deciré
31:53yo le quería preguntar por ejemplo cuando usted habla del asunto de la que es a la incineración de
32:00documentos esto se hace yo entendí todo lo que te explico pero en las farmacias públicas sea se hace
32:09sin presencia de nadie de salud pública o solamente las personas por ejemplo el suplidor y el dueño de
32:17farmacia eso es el suplidor y el dueño de farmacia así no sé decirte de promesa pero es muy posible que
32:26con la presencia de un supervisor o de una persona interna de la farmacia baste que dé fe y testimonio de
32:33que el documento fue ahora bien en el sistema público nunca se sabe siempre existe siempre hay un
32:42un me que cree que por ahí escondido no sé así que no sé decirte pero en las farmacias privadas con un
32:51personal de que dé fe y testimonio interno de la farmacia basta ok yo nunca he trabajado para el sector
33:02que debería muy bueno pero un buen servidor público no grande no vendrán en ese gancho en la profe no muchas
33:14gracias déjenme mi empresa privada
33:20alguien más
33:23bien chicos pues entonces a culminar con este módulo muchísimas gracias por su asistencia y
33:29participación y nos veremos en la próxima clase dios mediante paso infeliz resto de la noche
33:35para la noche
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