00:01Le Petit Matin Sud Radio, 5h-7h, Benjamin Gleize.
00:06Et comme tous les mercredis, nous sommes avec notre expert en monde du travail, Pierre-Yves Martin. Bonjour.
00:10Bonjour Benjamin.
00:11Et merci d'être avec nous, Pierre-Yves. Ce matin, on s'attaque à un fléau qui touche les entreprises,
00:16à savoir la réunionnite, une passion française pour les réunions.
00:20Alors, on commence par se mettre en situation, Pierre-Yves.
00:23Exactement. Imaginez Benjamin, il est 10h, la réunion commence. Enfin, elle devrait commencer.
00:30On attend encore deux personnes, personne n'a vraiment reçu d'ordre du jour, mais tout le monde a apporté
00:35son ordinateur.
00:3610 minutes plus tard, le premier monologue démarre, un collègue répond à ses mails, un autre regarde son téléphone, un
00:42troisième travaille sur un dossier,
00:44et quelqu'un demande, pardon, on en est où ?
00:48Une heure et demie après, et je ne vous blague pas, on se quitte avec cette phrase formidable.
00:53Bon, il faudra refaire un petit point. Aucune décision, aucune responsabilité attribuée.
01:00Benjamin, mais une nouvelle réunion. Vous reconnaissez la scène ?
01:03Moi, oui, en tout cas.
01:05Je pense que ça va parler à beaucoup de monde.
01:06Alors, comment sortir de ce cauchemar un petit peu français ? Il faut l'avouer.
01:10Trois conseils, trois conseils, justement, face à cela.
01:13Fléau, premier conseil, Pierre-Yves, avant d'organiser une réunion, il faut se demander ce qu'elle doit permettre d
01:19'obtenir.
01:19Exactement. Faire un point, ce n'est pas assez précis.
01:23Choisir un fournisseur, résoudre un problème de livraison, répartir le travail, voilà des objectifs concrets.
01:29Posez-vous ensuite une deuxième question. Avons-nous besoin d'échanger ensemble au même moment ?
01:34Parce que pour transmettre une information simple, un message peut suffire.
01:38Pour régler un sujet entre deux personnes, inutile d'en convoquer douze.
01:41En revanche, lorsque plusieurs métiers doivent confronter leurs contraintes, construire une solution ou prendre une décision, la réunion, elle, a
01:49du sens.
01:50Elle peut aussi servir à expliquer un changement important ou à répondre à des inquiétudes.
01:54Tout ne se règle pas non plus par mail.
01:57Troisième question, qui doit être présent ?
01:59Peut-être pas douze personnes, inviter ceux qui apportent une information utile ou ceux qui vont mettre en œuvre la
02:05solution ou seulement ceux qui peuvent décider.
02:09Les autres peuvent recevoir la synthèse, le compte-rendu en fait.
02:12Être informé ne suppose pas toujours d'être invité et regarder le coût réel.
02:16Imaginez huit personnes réunies pendant une heure et demie, cela représente douze heures de travail immobilisé.
02:21C'est une perte d'argent.
02:22Une aberration française.
02:25Enfin, une réunion inscrite tous les lundis dans l'agenda doit aussi justifier son existence.
02:29Si elle n'a pas d'utilité, on la modifie ou alors simplement on la supprime.
02:33Deuxième conseil, on y vient.
02:34Alors une réunion se prépare, elle s'anime également.
02:37Oui, il faut envoyer avant toute réunion un ordre du jour concret et formuler les sujets comme des questions à
02:43résoudre.
02:44Les participants savent alors ce qu'ils doivent préparer.
02:48Il faut prévoir naturellement une heure de début et une heure de fin.
02:51Idéalement, comme Churchill disait, tout problème se résout en 20 minutes.
02:55Donc peut-être un format de 30 minutes serait parfait.
02:58Une heure n'est pas du coup une obligation.
03:00Puis il faut désigner un animateur, un maître du temps qui va rythmer et qui va pousser à des prises
03:07de décision et qui va reformuler pour que tout le monde soit bien clair sur ce qui s'y passe.
03:13Il faut non plus que le patron soit la seule personne qui puisse parler, qui puisse intervenir.
03:21Il faut savoir animer l'expression de chacun, mais dans une unité de temps, pardon, je vais y arriver, dans
03:30une unité de temps qui soit adéquate et qui soit concrète.
03:34Et puis venir aussi avec les documents nécessaires, ça c'est important aussi de le préciser avant la réunion.
03:39Exactement.
03:40Et puis il y a ce troisième conseil qui est de terminer par du concret, par des engagements précis.
03:48Et là, il y a une formule magique, c'est à la fin de chaque réunion, il faut réussir à
03:53reformuler le résultat.
03:55Qu'avons-nous décidé ? Qui fait quoi ? Et quand ? Et pour quand ?
03:58Par exemple, Sophie demande les deux devis avant jeudi, Marc vérifie le budget vendredi, et moi je trancherai le lundi.
04:04Si une décision reste impossible, dites pourquoi, quelle information manque, qui peut aller la chercher aussi, et quand pourra-t
04:12-on décider ?
04:13Puis envoyer effectivement un compte rendu, une synthèse courte, avec les décisions, les actions, les responsables et les échéances.
04:20Et à la prochaine réunion, on va commencer par ça, il faut vérifier les engagements.
04:25Sinon, les mêmes sujets reviendront indéfiniment.
04:29Alors, pour votre prochaine réunion, retenez trois mots, utilité, animation et action.
04:35Et avant de cliquer sur envoyer l'invitation, peut-être compléter cette phrase.
04:39A la fin de cette réunion, nous aurons, si vous n'arrivez pas à la terminer, retravailler l'invitation.
04:45Parce qu'à la sortie, vos collaborateurs doivent pouvoir dire ce que cette réunion leur a permis de comprendre, de
04:50décider ou de faire, Benjamin.
04:51Et bien voilà, comme ça, on peut faire la différence désormais entre une réunion utile et une réunion dont on
04:56pourrait se passer.
04:58Merci beaucoup, Pierre-Yves Martin, notre expert du Petit Matin de Sud Radio en monde du travail.
05:04Je vous souhaite une très belle journée, Pierre-Yves, et à la semaine prochaine.
05:06Merci.
