AU BOULOT ! - Données personnelles : grosse prise de tête pour l’entreprise - Vidéo Dailymotion

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Un salarié demande un accès à tous les documents le concernant sur les cinq dernières années ? C’est parfaitement légal. Mais avant de répondre, Claire Abate appelle à être prudent : il faut penser à préserver les droits des autres collaborateurs. L’avocate en droit social est dans le dernier épisode de SMART & RÉGLO.

Transcript

00:00Un salarié me demande toutes ses données personnelles alors qu'il a 20 ans d'ancienneté.

00:04En tant qu'employeur, je suis obligée de lui donner, c'est la loi.

00:07Et en plus, si je ne le fais pas, ça va me coûter très cher.

00:11C'est son droit, c'est gratuit au moins pour la première copie.

00:14Et vous devez répondre dans un mois maximum, sauf demande complexe.

00:18Dans ce cas-là, vous pouvez étendre jusqu'à trois mois maximum.

00:21La procédure pour lui donner ses documents est en quatre étapes.

00:24Premièrement, vérifier son identité de manière proportionnée.

00:27La pièce d'identité n'est pas forcément nécessaire.

00:30Deuxièmement, identifier précisément la demande.

00:33Pensez bien que pour tout document demandé, finalement, ce sont les données personnelles incluses dans ce document

00:38qui sont réclamées par le salarié.

00:40Étape 3, c'est le cœur du sujet, c'est le trick.

00:43Il est réellement important de protéger les droits des tiers.

00:47Si le salarié est expéditeur ou destinataire d'un message, c'est relativement simple.

00:52Cela peut concerner la messagerie professionnelle, mais également Slack, Teams.

00:55Mais ça devient beaucoup plus compliqué quand le salarié n'est que mentionné dans une communication.

01:00Parce que là, il faut respecter le secret de l'avis privé des autres salariés,

01:05le secret des correspondances également.

01:07Mais tout cela ne vous épargne pas l'étape 4, qui est de répondre.

01:11Il est important de communiquer dans un format qui est fidèle et également intelligible.

01:15Cela peut être une copie d'écran, une copie de document, un tableau récapitulatif,

01:20mais tout en ayant pensé à bien masquer l'identité des tiers qui pourraient être identifiées.

01:24Attention à certains points.

01:26Par exemple, les mails perso.

01:28Contenu personnel, votre mail professionnel, c'est une vraie prise de tête pour le DRH,

01:33les équipalities en termes de tri.

01:35A priori, vous ne pouvez pas refuser une demande d'accès aux données personnelles,

01:39même si une raison légitime pourrait être invoquée.

01:42Comme par exemple, le secret des affaires, une enquête disciplinaire,

01:45ou encore la vie privée de la personne morale.

01:47Pour autant, ce motif légitime, tant légitime il soit,

01:51pourrait être refusé par les tribunaux au lac Nil,

01:54parce que le droit aux données personnelles est un droit important.

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