Convocations, procès-verbaux, mises en demeure… la copropriété passe au tout numérique !

Sud Radio

il y a 2 jours

Retrouvez les incontournables de la copropriété avec Thomas Binet, en partenariat avec LOISELET & DAIGREMONT
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##INCONTOURNABLES_COPROPRIETE-2025-11-14##

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00:00Bien dans mon immeuble, avec Loiselet et Dégremont présente

00:04Sud Radio, les incontournables de la copropriété, Thomas Binet.

00:09Nous sommes avec notre consultant Philippe Loiselet, patron de Loiselet et Dégremont,

00:13pour parler plus précisément aujourd'hui de la dématérialisation en copropriété.

00:18Bonsoir Philippe.

00:18Bonsoir Thomas.

00:20Philippe, la digitalisation de la société se poursuit et donc aussi désormais dans les copropriétés.

00:26Alors est-ce que vous pouvez nous expliquer pour commencer notre échange de ce soir

00:28ce que l'on entend par dématérialisation en copropriété ?

00:32C'est un vaste sujet, ici comme ailleurs, qui est beaucoup plus important qu'il n'y paraît.

00:37En 2018, le législateur a posé les bases juridiques de la dématérialisation en copropriété.

00:43Elle consistait à remplacer les documents papiers et les processus manuels par des solutions numériques.

00:48Cela implique la numérisation des documents existants, la création de documents nativement numériques

00:52et l'utilisation d'outils en ligne pour la gestion quotidienne de la copropriété.

00:56Et est-ce que cette transformation concerne tous les aspects de la vie en copropriété ?

01:01Absolument.

01:02De la convocation aux assemblées générales à la gestion des comptes en passant par l'archivage des documents importants,

01:07la profession travaille d'ailleurs actuellement à un vaste service d'archives dématérialisés,

01:12le Centre National des Archives de la Copropriété,

01:15qui permettra de conserver de manière dématérialisée tous les documents importants des copropriétés

01:20et que ces archives soient conservées et accessibles, quel que soit le syndic en charge de la gestion des copropriétés.

01:27Mais alors Philippe, concrètement, quelles sont les incidences sur le fonctionnement des copropriétés ?

01:32Depuis une dizaine d'années, tous les syndics professionnels ont l'obligation d'avoir un extra-dacte pour chaque copropriété.

01:38Cet outil permet à chaque copropriétaire de retrouver en ligne les documents de gestion de sa copropriété.

01:43Nous n'avons, pour ce dernier point, pas attendu l'obligation,

01:46puisque l'Ouest des Grands Moines avait déjà mis cet outil en place plus de dix ans avant l'obligation.

01:50Alors Philippe, si on parle aujourd'hui de la dématérialisation, c'est qu'il y a eu un changement majeur dernièrement, n'est-ce pas ?

01:56Oui, il y a peu de temps, Thomas.

01:58Le 9 avril 2024, le législateur a souhaité faciliter les communications

02:02en redéfinissant la manière dont les notifications électroniques sont désormais diffusées.

02:07Avant ce texte, l'accord préalable des destinataires était nécessaire.

02:12C'est ce qu'on appelait l'opt-in.

02:13Après la nouvelle loi, le consentement préalable n'est plus requis

02:16et les notifications électroniques deviennent la norme par défaut.

02:20C'est ce qu'on appelle l'opt-out.

02:21La règle est donc désormais que la notification passe du papier à l'électronique,

02:25sauf si le copropriétaire demande à continuer à recevoir le courrier par la poste.

02:29Alors du coup, quand on parle de notifications électroniques,

02:32quels sont les documents qui sont concernés justement par cette notification ?

02:37Cela concerne les envois des convocations et des procès-herbaux d'Assemblée générale,

02:41ainsi que les mises en demeure.

02:42Cela représente un volume considérable.

02:45La copropriété représente des dizaines de millions de lettres recommandées chaque année

02:48et est un des premiers facteurs de l'utilisation de ces lettres recommandées en France.

02:52D'accord.

02:53Alors cela ne pose-t-il pas pour autant des problèmes, notamment de la preuve de l'envoi ?

02:58Oui, mais la loi apporte la réponse.

02:59Les notifications électroniques doivent être faites via un tiers de confiance qualifié par l'ANSI,

03:04qui est l'Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information.

03:07A ce titre, le tiers de confiance, après l'envoi, détient la preuve du dépôt de l'envoi,

03:13de la réception, pardon, une fois que le copropriétaire a réceptionné son avis.

03:17Alors quels sont les avantages, Philippe, pour les copropriétaires et pour les copropriétés, bien sûr ?

03:22Tout d'abord, la rapidité de transmission, puisque l'envoi est quasi instantané,

03:26mais également le fait que le copropriétaire n'a plus à se déplacer au bureau de poste,

03:29ce qui n'est quand même pas rien.

03:31Et enfin, et ce n'est pas un faible avantage, une économie très importante pour la copropriété,

03:35et donc pour les copropriétaires, puisque les coûts d'acheminement sont diminués de près de 80%.

03:40Chacun comprendra également qu'en matière de protection de l'environnement,

03:43l'impact est considérable, puisque cela supprime beaucoup, beaucoup, beaucoup de papiers.

03:48Il n'est pas rare qu'une convocation de l'Assemblée générale comporte plusieurs dizaines,

03:51voire plus de 100 pages.

03:53Est-ce que ça laisse entendre que vous disposez donc de toutes les adresses mail des copropriétaires ?

03:57Malheureusement pas.

03:59Même si beaucoup de copropriétaires nous écrivent par mail

04:01ou renseignent la rubrique correspondante sur l'extranet de leurs copropriétés,

04:05ce qui nous permet de communiquer par voie dématérialisée.

04:08Cette situation se modifie, mais après, mois après mois, et année après année,

04:12et il arrivera bien un moment où cela heureusement se produira.

04:16Et si vous aviez un conseil à nous donner ce soir sur ce sujet-là ?

04:21Eh bien, donnez votre adresse mail à votre syndic.

04:23Rassurez-vous, ce n'est pas pour vous envoyer de la publicité,

04:26c'est pour faciliter les échanges.

04:28Cela permet également de vous joindre plus facilement et plus rapidement,

04:31notamment en cas de problème dans la copropriété ou dans votre appartement.

04:34Merci Philippe, et on vous retrouve vendredi prochain vers 18h50

04:37pour un autre numéro d'Osez investir les incontournables de la copropriété.

04:41Et pour ce qui me concerne, je vous donne rendez-vous dimanche matin,

04:43dès 9h25, dans la matinale week-end.

04:45Sud Radio, les incontournables de la copropriété,

04:50Thomas Binet.

04:52Avec Loiselet et Dégremont, bien dans mon immeuble.

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