- hace 9 meses
Categoría
🛠️
Estilo de vidaTranscripción
00:00Hola, ¿cómo estás, querido hermano, querida hermana?
00:15El día de hoy iniciamos nuestra sesión número 8 de la materia Proyecto Integrador.
00:22De verdad que ha sido muy grato para mí ver que, aunque sea de forma quizá lenta, hemos ido avanzando, hemos ido yendo hacia adelante en este proyecto.
00:38Quizá la forma como estamos viendo el proyecto al día de hoy es muy diferente a como la veíamos hace 3, 4 sesiones.
00:48Entonces vemos que poco a poco está dando un poquito o está tomando un poquito más de forma.
00:55Pero así es un proceso como tal, lleva su tiempo, lleva su tiempo madurar.
01:01Pero siempre es importante estar practicando, estar revisando el material, estar revisando el proceso que estamos siguiendo
01:10y estar aplicando cada uno de los pasos que hemos visto en las sesiones anteriores a tu proyecto en específico.
01:20Espero que a este momento ya tengas un mejor avance, que ya hayas hecho primeramente la definición de tu proyecto con el método SMART,
01:31que hayas hecho la lista de actividades y que esas actividades las hayas depurado y que esas actividades además les hayas estimado el tiempo de realización de cada uno de ellas
01:49y el costo de cada uno de ellas, del mismo modo que hayas puesto un orden secuencial en la cronología como las vas a estar llevando a cabo.
02:03Recuerda que esto nos va a ayudar porque va a ser la base para poder seguir al paso de hacer la gráfica Gantt que nos permitirá ir controlando mejor el proyecto.
02:22Estamos pues iniciando la sesión número 8, en la cual atenderemos o revisaremos los pasos números 9 al número 12.
02:37Es muy importante que cada uno de los pasos, como decíamos anteriormente, lo vayas revisando a detalle y lo vayas aplicando a tu proyecto.
02:49El paso número 9 consiste en supervisar el progreso del proyecto.
02:56En esta sesión vamos a aprender en qué consiste el paso número 9, 10, 11 y 12.
03:06No los vamos a ejecutar.
03:10Recuerda que nuestra fase de ejecución inicia a partir de la sesión 9 a la sesión 12.
03:17Entonces, en la sesión 9, se supone que cuando estemos ya en la sesión 9, ya tenemos nuestro proyecto en el plan de trabajo.
03:28Ya tenemos la lista de actividades, ya tenemos los tiempos que nos va a tomar y vamos a empezar a partir de esa sesión a trabajar en la ejecución del proyecto.
03:40Entonces, de la sesión 9 a la sesión 12, vamos a ir revisando cómo llevamos a cabo estos pasos 9, 10, 11 y 12.
03:53Con la idea de que en la sesión 12 tengamos ya el proyecto completamente avanzado y si es posible, ejecutado.
04:05Y si no es posible que tengamos la ejecución, ya tengamos bien conocido el camino que necesitamos recorrer para hacer una ejecución exitosa.
04:14Vamos pues a pasar al paso número 9 en el tema de supervisar el progreso del proyecto.
04:24En este paso número 9 vamos a usar lo que ya hemos trabajado.
04:29Como son unos pasos secuenciales desde el paso número 1 hasta el paso número 12, vamos siempre usando el material que hemos ido recabando en los pasos anteriores.
04:45Entonces, cada vez no se vuelve tan complejo, sino al revés, se vuelve un poquito más controlado.
04:53Como decía hace rato, nos da una mayor claridad.
04:57Aquí vamos a usar, por ejemplo, ya la cuestión de la gráfica de Gantt que hicimos, en donde pusimos nosotros la lista de tareas, el tiempo que nos llevaría a su realización y el costo de la misma.
05:12Estas semanas es el tiempo de cada tarea y la suma de 35 decíamos en la sesión pasada que corresponde a la suma numérica de estas semanas, pero que cuando graficamos en Gantt, cuando usamos Gantt, podemos empalmar algunas de las actividades de tal modo que de aquí de 35 semanas me voy a 13 semanas.
05:38También decíamos que el tiempo que es recomendable como máximo es de 15 a 16 semanas.
05:47Entonces, en este caso, el proyecto está dentro del tiempo recomendable.
05:52Si en tu caso el proyecto no está en tiempo recomendable, bueno, hay que ver qué ajustes le hacemos antes de decir este es el alcance y la calidad del proyecto.
06:02Porque una vez que ya hayamos definido y establecido el alcance, es importante considerar que ya no vamos a modificar ese proyecto y ese alcance.
06:15Quizá tengamos que mover las actividades o establecer algunas estrategias en el camino, las mismas que las vamos a ir conociendo y aprendiendo en nuestras sesiones 9 a la 12.
06:28En las sesiones 9 a la 12 no solo vamos a ir revisando y controlando el progreso del proyecto, sino que también vamos a tener algunos testimonios de algunos hermanos que ya han pasado por estos procesos
06:45o que tienen experiencia en el tema de los procesos o que tienen experiencia en el tema de manejo de proyectos, sobre todo en cuestión de proyectos cristianos, en cuestión de proyectos que buscan darle gloria al Señor.
06:58Luego entonces, lo que nos corresponde hacer ahora es supervisar el progreso del proyecto.
07:07¿Cómo vamos a supervisar?
07:09Nuestra base va a ser este diagrama de Gantt.
07:13Tal como decíamos en las primeras sesiones respecto a la gráfica de Gantt, la puedes hacer en una computadora o la puedes hacer también en una hoja de papel.
07:24En este caso lo quiero mostrar en la computadora, pero, y esto deriva de una hoja de Excel, pero tú lo puedes hacer también en una hoja de papel sin mayor problema.
07:37¿Cómo vamos a controlar entonces el proyecto?
07:40Bueno, aquí tenemos ya en cada una de las actividades el responsable del proyecto y el tiempo en que va a realizar dicho proyecto.
07:50Aquí no tiene fechas aún, dice que es la semana 1.
07:54No hemos definido cuándo va a empezar la semana 1.
07:58Esa definición la vamos a establecer hasta el momento en que tengamos ya aprobado el proyecto y decidido que ese es el proyecto en el que vamos a trabajar.
08:09A partir de ese momento establecemos cuál es la semana 1 y ya le ponemos una fecha específica.
08:15Por ejemplo, aquí puedo decir que la semana 1 es el primero de marzo.
08:19Entonces ya le pongo fechas y ya sé que de la semana del primero de marzo a la semana quizá del 10 de abril, una cosa de esas que la semana 5,
08:31es cuando yo tengo que hacer la búsqueda de local.
08:34Como ya tengo mi diagrama de Gantt, entonces con el tiempo de cada una de las actividades, esto me va a permitir ir controlando.
08:43Ya cuando vaya haciendo la ejecución, me va a permitir ir controlando mi proyecto.
08:49¿Cómo lo voy a controlar?
08:52Bueno, lo que voy a hacer es usar un código de colores.
08:55El código de colores que voy a usar sería el azul que tengo aquí, que quiere decir que todavía está en tiempo la actividad, que no está retrasada,
09:06que todavía no inicia el tiempo en que tengo que estarla realizando.
09:11Y si ya inicié, entonces voy a usar, si está en progreso la actividad, ya la inicié, ya empecé a trabajar en ella, le pongo que está en progreso.
09:25Y el código de color sería el verde.
09:29El verde me indicaría que la actividad está en progreso.
09:32Después, si el proyecto está atrasado o la actividad en específico está atrasada, uso un código de color amarillo.
09:42Es decir, en lugar del cuadro color azul o verde, pongo un cuadro color amarillo.
09:48Si no es así, entonces, y si el proyecto o la actividad no nada más está atrasada, sino que está en riesgo porque no he hecho nada completamente al respecto,
10:03entonces tengo que ponerle un color rojo.
10:06El color rojo indica que esa actividad está en riesgo.
10:10Si sucede eso, lo que tengo que hacer definitivamente es buscar la forma en que acelere esa actividad,
10:21en que me meta a esa actividad para empezar a trabajar en ella.
10:25Vamos a poner aquí el ejemplo de que estamos ya en la semana número 4 y que en el tema de la actividad de la búsqueda del local,
10:35las primeras tres semanas yo las marqué en amarillo porque no hice mucho avance.
10:43Me fui muy lento en esta actividad y eso implicó que tenga que marcarla aquí con el código o el color amarillo.
10:52Pero a la cuarta semana sigue atrasada, entonces le cambio el color y lo pongo como rojo.
10:59Esa es una alerta. Se trata de que mi gráfica en Gantt me permita de una vista ver cuál es la situación de mi proyecto
11:09para irlo monitoreando, para enfocar las baterías en aquellos puntos que se están atrasando y que pueden ser críticos para el proyecto.
11:19Entonces, en este mismo ejemplo, si estamos en la semana 4, en el tema de voluntarios, fíjense lo que sucede aquí.
11:27Yo en la semana 4 ya conseguí todos los voluntarios que tenía en el plan.
11:35Entonces, aquí ya puedo incluso marcar con verde la semana 5 que aún no empieza.
11:45De esa forma, yo ya de alguna forma le doy un palomazo a esta actividad y ya no me preocupo por ella.
11:54Por lo tanto, este color me permite ver que los verdes es palomita y ya no me preocupo por eso porque salió todo muy bien.
12:08Me enfoco en los rojos y sigo atendiendo los azules.
12:14O si hay alguno amarillo, le pongo atención también.
12:17¿Qué pasa en el caso de la cocina?
12:20En el caso de la cocina, no la he terminado aún, pero estoy en tiempo.
12:25Es decir, todavía tengo una semana y ya avancé suficiente en la primera semana.
12:29En el caso de los utensilios también.
12:31Entonces, es importante que esto lo apliques completamente a tu proyecto, pero para eso, insisto, necesitas tener tus actividades listadas, tu proyecto ya esquematizado en la gráfica de GAN.
12:49Que, insisto, puede ser a través de uso de un sistema o una hoja de cálculo electrónica o bien a través de una hoja de papel o como mejor se te acomode a ti.
13:02El punto es que si necesitas, si es una hoja de papel, pues de preferencia que sea papel cuadrícula para que no batalles en el tema de estar aquí marcando los colores.
13:14Pero puedes hacerlo prácticamente igual.
13:17En una hoja cuadrícula puedes poner tus tareas, las semanas, los costos, los responsables y luego aquí cada una de las semanas en que estás llevando a cabo las actividades y la semana en que piensas lanzar tu proyecto.
13:35Entonces, haz un repaso de todo esto, aplícalo a tu proyecto y eso te va a ayudar definitivamente a aprender cómo ir controlando el proyecto.
13:49Insisto, a estas alturas todavía no vas a aplicar esto porque eso lo vas a hacer una vez que ya estemos en el proceso de ejecución.
14:00Pero será algo que muy pronto tiene que suceder.
14:04De hecho, en la siguiente sesión hablaremos precisamente de la ejecución y ya tenemos que estar trabajando muy de lleno en el proyecto.
14:16Por eso es importante que ya tengas a estas alturas tu lista de actividades, tu cálculo o estimación de los costos y del tiempo que ya hayas pasado también por el proceso de ver si puedes acelerar ese proyecto,
14:34cómo puedes disminuir la cantidad de semanas para que esas semanas no sean mayores a las 15 o 16 que nosotros recomendamos como límite máximo.
14:47Te espero en el siguiente video en donde vamos a revisar los pasos 10, 11 y en el video posterior de esta misma sesión posiblemente el paso termina de revisar el paso 11 y el paso 12.
15:04Hasta luego, que Dios te bendiga.
Comentarios