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00:00Bienvenido nuevamente a esta sesión para trabajar sobre los pasos a seguir que nos permitirán
00:23manejar adecuadamente el proyecto en el que vas a hacer o cumplir la voluntad que el Señor te ha asignado
00:31En la sesión anterior veíamos, en el video anterior veíamos el tema de cómo graficar cada una de las actividades que ya listamos
00:42cómo graficarlas a través del diagrama de Gantt y cómo podíamos aprovechar esa herramienta también para poder establecer
00:51la secuencia que cada una de estas actividades iba a estar manejando y cómo podíamos incluso anticipar algunas actividades
01:02reduciendo así la cantidad de tiempo necesario para lanzar el proyecto
01:07veíamos cómo pudimos bajar de 80 a 27 semanas
01:11pero también decíamos que el tiempo adecuado para un proyecto de este tipo no puede ser
01:17no se recomienda que sea mayor de 16 semanas
01:22entonces aquí lo que vamos a hacer ahora es buscar reducir el alcance del proyecto
01:33que sea un alcance que siga siendo algo que agrade al Señor pero que también sea alcanzable que sea lograble
01:42es una de las características recordemos de los cinco puntos o requisitos de la definición del proyecto SMART
01:52que sea alcanzable entonces 80 semanas es mucho tiempo y creemos que pudiera hacer que el proyecto por el tiempo que
02:02del cual nosotros contamos pueda no ser lograble
02:06entonces vamos a buscar la forma de reducir el alcance para reducir el tiempo de lanzamiento de este proyecto
02:15recordemos que este es un ejemplo pero que tú tienes que aplicar todo este proceso y todos estos pasos a tu proyecto en específico
02:23aquí todavía no hemos definido completamente si ese proyecto que estás preparando es el que vas a trabajar
02:32por eso todavía podemos modificar alcance, costo o tiempo de lanzamiento del proyecto
02:40una vez que definamos cuál es el proyecto, cuál es el tiempo y cuál es el alcance
02:45ya no podríamos modificar por ejemplo el alcance
02:50si podríamos modificar los pasos a seguir o las actividades a realizar
02:58a través de un manejo de riesgos adecuado
03:03pero no se trata de modificar la meta
03:07el camino para llegar a la meta
03:10como lo veíamos en la materia de
03:13líderes 1 y 2
03:16como ir del punto A al punto B
03:19el camino quizá cambie
03:22pero el punto B
03:24sigue siendo el mismo
03:26en este momento aún no definimos
03:29si vamos a llegar al punto B, C o D
03:31entonces
03:33tenemos que definir a qué punto vamos a llegar
03:36ahorita vamos a modificar el alcance
03:38y ya no vamos a llegar al punto B
03:40vamos a llegar al punto C
03:42que va a ser
03:42en este caso
03:44en el ejemplo que estamos mostrando
03:46proporcionar
03:4830 desayunos
03:49y ya no 80
03:50y ya no poner
03:52el tema del servicio de los alimentos
03:54o de los
03:55perdón de los medicamentos
03:56entonces
03:57vamos a modificar eso
03:59pero una vez que ya lo definamos
04:01que ese es el proyecto que vamos a manejar
04:03ya no se vale
04:04estar hacer
04:05haciendo cambios
04:06quizás si
04:07las estrategias a seguir
04:09van a ser diferentes
04:10si es que encontramos
04:12barreras en el camino
04:13pero
04:13se trata de no
04:14estar cambiando la meta
04:16que buscamos
04:17lograr con el proyecto
04:18entonces vamos a ver
04:20cómo
04:20podemos hacer este cambio
04:23vamos a cortar el alcance
04:24a 30 desayunos
04:25tenemos que revisar
04:28cada una de las actividades
04:29si es que son 30 desayunos
04:31lógicamente
04:32pues tengo que buscar
04:34otras estrategias
04:35aquí el local
04:36que voy a buscar
04:36va a ser un local
04:38que esté equipado
04:39y ya con permisos
04:41estimo una renta
04:42de 5 mil pesos
04:43y un tiempo
04:45para conseguir
04:46ese local
04:47de 5 semanas
04:48los voluntarios
04:50para cocina
04:51pues sigo
04:52necesitando voluntarios
04:53para cocina
04:54pero ya no son
04:55la misma cantidad
04:56de personas
04:57como van a ser
04:57menos desayunos
04:58estimo que son
05:004 personas
05:00así el tiempo
05:01de 5 semanas
05:02y así voy a ir revisando
05:04cada una de las actividades
05:05y definiendo
05:06cuánto
05:07es lo que voy a necesitar
05:09de recursos
05:09y qué actividades
05:10realmente van a seguir
05:12siendo necesarias
05:13aquí
05:14en el tema
05:15de la cocina
05:15pongo que
05:16son 20 mil pesos
05:18una cantidad menor
05:19y son 10 semanas
05:20para conseguirlas
05:22los utensilios
05:23pues también
05:24los reviso
05:25y así voy
05:26en cada una
05:27de las actividades
05:28mesas y sillas
05:29es una cantidad menor
05:30porque son menos
05:32mesas las que voy
05:33a necesitar
05:33y los donatarios
05:35de ingredientes
05:36también el costo
05:37sería una cantidad
05:38diferente
05:39los folletos
05:40son los mismos
05:41y el tiempo
05:41sigue siendo el mismo
05:43entonces aquí
05:44lo que vamos a pedir
05:45es que teníamos
05:47un costo
05:49ahora tenemos
05:50un costo
05:51que bajó
05:52de 83 mil 500
05:53a 42 mil pesos
05:55y si sumamos
05:57todos estos montos
05:58y un tiempo total
06:01aquí
06:01antes de graficar
06:03con Gantt
06:04de si sumamos
06:05todas estas semanas
06:06de 35 semanas
06:08pero vamos a hacer
06:10ahora
06:11ya con ese nuevo
06:12alcance
06:13de 30 desayunos
06:15si te fijas
06:16estamos corriendo
06:17el mismo proceso
06:18de listar
06:19las actividades
06:20de costear
06:22las actividades
06:22de costear
06:24o ver el tiempo
06:27que me tomara
06:27cada actividad
06:28de ponerles
06:29orden
06:30ordenarlas
06:32y también
06:33una vez que hagamos
06:35eso
06:35tenemos que graficarlas
06:37en Gantt
06:38y aquí tenemos
06:39una gráfica Gantt
06:40en donde yo digo
06:40bueno
06:41el local
06:42me va a tomar
06:435 semanas
06:44y es de la semana
06:451
06:46a la semana 5
06:47los voluntarios
06:48los puedo
06:50aquí una estrategia
06:51que puedo seguir
06:52es que los voluntarios
06:53los busque
06:54desde la primera semana
06:55para disminuir
06:56el tiempo
06:57la cocina
06:59pues la pongo
07:00desde la semana 4
07:01hasta la 13
07:03porque ya tengo
07:04los voluntarios
07:05si yo aprovecho
07:06y tengo los voluntarios
07:07más pronto
07:08ellos mismos
07:09me pueden ayudar
07:10aquí
07:10a que haga
07:12el tema
07:12de la cocina
07:14que la cocina
07:15me ayuden
07:15me apoyen
07:16a conseguirla
07:17los utensilios
07:19de la misma forma
07:20las mesas
07:21igual
07:21total
07:22aquí lo que yo
07:23encuentro
07:24es que
07:24me bajó
07:25el costo
07:26a 42 mil pesos
07:27pero además
07:28las semanas
07:29de 35 semanas
07:31bajaron
07:31a 13 semanas
07:32de tal modo
07:33que aquí
07:34los folletos
07:35yo los estoy imprimiendo
07:36de la semana 8
07:37a la 10
07:37y tengo 3
07:39todavía
07:393 semanas
07:40para hacer la difusión
07:42y en la semana 14
07:43estoy haciendo
07:44el lanzamiento
07:45de mi proyecto
07:46excelente
07:46ese es un tiempo
07:48ideal
07:48entonces
07:49puedo ejecutar
07:51ya mi proyecto
07:52pero ahora
07:54vamos a pasar
07:55a
07:55a ver
07:56primero
07:57que el total
07:58decíamos
07:59son 42 mil pesos
08:00y el tiempo
08:01de realización
08:0213 semanas
08:03ahora vamos
08:04a pasar
08:05al punto siguiente
08:06al paso
08:07número 7
08:08que es
08:08calcular requisitos
08:09y recursos
08:10necesarios
08:11realmente
08:11aquí
08:12este punto
08:13se trata
08:13más bien
08:14de evaluar
08:15todos los costos
08:18que ya
08:18determiné
08:19o estimé
08:19y el tiempo
08:20que ya estimé
08:21si realmente
08:23tengo los recursos
08:25para poder
08:26contar
08:28por ejemplo
08:29con estos
08:295 mil pesos
08:31o contar
08:32con estos
08:3320 mil pesos
08:34si
08:35entonces
08:36sigo
08:36utilizando
08:37mi gráfica
08:38de Gantt
08:39y con ella
08:39me voy a auxiliar
08:42de esa gráfica
08:43para irle
08:44metiendo
08:44más conceptos
08:46a la gráfica
08:47de tal forma
08:48que me ayude
08:49a que
08:50me asegure
08:52que estos
08:5342 mil pesos
08:54que voy a necesitar
08:55los voy a obtener
08:57y que el tiempo
08:58para su realización
08:59también se va a dar
09:00entonces
09:01uso
09:01mi gráfica
09:02de Gantt
09:03en este caso
09:04lo que hago
09:06es que
09:06en la misma gráfica
09:08voy a insertar
09:09una columna
09:10aquí
09:10y otra columna
09:13al final
09:13de observaciones
09:14y aquí
09:15tengo que ver
09:16cómo voy a hacer
09:17para conseguir
09:18los 5 mil pesos
09:20de
09:21para
09:23la renta
09:24de local
09:25si
09:25quien va a ser
09:27responsable
09:28de hacer eso
09:28no lo puedo dejar
09:29ahí suelto
09:30tengo que asignar
09:31un responsable
09:32como yo soy
09:34el que estoy
09:34iniciando todo esto
09:35pues
09:36aquí considero
09:37que habría
09:38actividades
09:39donde la responsabilidad
09:41es mía
09:41aquellas básicas
09:43y más importantes
09:44no por básicas
09:46no dejan de ser
09:46importantes
09:47como es el tema
09:49del primer paso
09:50conseguir local
09:51pues me lo dejo
09:52a mí
09:52porque me importa
09:53que esto salga adelante
09:54también el tema
09:56de los voluntarios
09:57integrar el equipo
09:59de trabajo
09:59que me va a apoyar
10:00en el proyecto
10:00pues lo tengo que hacer yo
10:02entonces aquí pongo
10:03observaciones
10:04y pongo
10:04que tengo que contactar
10:06al párroco
10:07y grupos parroquiales
10:08para ver
10:09si entre ellos
10:10alguien
10:10me puede
10:11dar algún contacto
10:13o ellos mismos
10:14tienen un local
10:15que me puedan
10:16proporcionar
10:18o alguien
10:19que me pueda
10:20donar
10:21los recursos
10:21necesarios
10:22en el tema
10:24de voluntarios
10:26pues también
10:26contacto
10:27a los grupos
10:28parroquiales
10:28para ver
10:29si entre ellos
10:30alguien me puede
10:30apoyar
10:31en este proyecto
10:32o entre
10:33mis amigos
10:34en el tema
10:35de la cocina
10:36como ya tengo
10:37los voluntarios
10:37aquí
10:38ya estoy estimando
10:39que va a tener
10:40los voluntarios
10:41creo que los
10:42voluntarios
10:42y yo
10:43podemos trabajar
10:44en conseguir
10:45todo el equipo
10:46de cocina
10:47buscando donatarios
10:49por ejemplo
10:50o haciendo rifas
10:51lo mismo
10:52sucede
10:53en los utensilios
10:54y en las mesas
10:56buscando donatarios
10:58y haciendo rifas
10:59pero aquí
11:00quizá
11:00como ya están
11:01los voluntarios
11:02ellos
11:02se pueden
11:03encargar
11:04de eso
11:04tengo que poner
11:06responsables
11:07si
11:07aquí me falta
11:09poner nada más
11:10el tiempo
11:10que toman
11:11pero el tiempo
11:12que tienen
11:13ellos asignado
11:14va a ser
11:15de la semana
11:164
11:17por ejemplo
11:17para el tema
11:18de utensilios
11:19al 6
11:20tengo que
11:20involucrarlos
11:21a ellos
11:22para que sepan
11:23que es el tiempo
11:23con el que cuentan
11:24para llevar a cabo
11:25esto
11:26una vez que ya
11:27tengo todo esto
11:28graficado
11:28ya digo que ya
11:29tengo
11:30un poquito más
11:31controlado
11:32que voy a llevar
11:33a cabo
11:33estas actividades
11:34y que voy a obtener
11:35los recursos
11:36necesarios
11:37pero hay un siguiente
11:39punto que es
11:40el paso número
11:418
11:41que consiste
11:42en evaluar
11:43riesgos
11:44y preparar
11:45planes de acción
11:46muchas veces
11:47no queremos
11:48pensar en estos temas
11:50cuando estamos
11:50haciendo un proyecto
11:51pensamos que
11:52lo tenemos
11:52controlado todo
11:54y que todo va a salir
11:55según lo planeamos
11:56pero siempre
11:57es importante
11:58hacerse
11:58la pregunta
11:59que nadie se quiere hacer
12:01¿qué podría salir mal?
12:04es decir
12:04¿qué dentro
12:06de lo que tengo
12:07planeado
12:08podría salir
12:09diferente
12:10a como yo
12:10lo planeé?
12:11porque eso
12:13es algo
12:13que realmente
12:14puede ocurrir
12:16entonces
12:17yo mismo
12:18me tengo
12:18que preguntar
12:19¿qué podría
12:21salir mal?
12:22pero no es suficiente
12:23con que me lo pregunte
12:24yo mismo
12:25tengo que involucrar
12:26a mi equipo
12:27es decir
12:29desde este momento
12:30puedo empezar
12:30a conformar
12:31el equipo
12:32la gente
12:33que me va a apoyar
12:34en la realización
12:35de este proyecto
12:36y preguntarles
12:37miren
12:37ya está aquí
12:38el plan
12:39ya me ayudaron
12:39a hacer la lista
12:40de actividades
12:41que vamos a realizar
12:42ya me ayudaron
12:43a estimar
12:44los tiempos
12:45ya vimos
12:46como graficar
12:47esto en Gantt
12:49pero ahora
12:49preguntémonos
12:50¿qué podría salir mal?
12:52y entre todos
12:53me van a dar ideas
12:55me van a dar puntos
12:56en los que
12:56pensemos
12:57revisando cada una
12:59de las actividades
13:01o de las tareas
13:02que vamos a realizar
13:03una a una
13:04por ejemplo
13:05en el tema del local
13:06¿qué podría salir mal
13:07en obtener el local?
13:08bueno
13:09que a lo mejor
13:09no haya permisos
13:10en la zona
13:11o que hay
13:12unos problemas
13:13de riesgo
13:14de delincuencia
13:15o alguna cosa
13:16de ese tipo
13:17entonces hacemos
13:18una lista
13:18de lo que podría
13:19salir mal
13:20para establecer
13:22también planes
13:23de acción
13:24pero quizá
13:25no es suficiente
13:26con que lo haga
13:26yo
13:27y lo haga
13:28mi equipo
13:29el equipo
13:30que me va a apoyar
13:31tengo que preguntarle
13:33a otros
13:33sobre todo
13:34a aquellos
13:35que ya pasaron
13:35por este proceso
13:36si yo estoy hablando
13:38de un comedor
13:39o desayunos
13:40para inmigrantes
13:41bueno
13:41visito
13:42algunos otros
13:43comedores
13:44que haya
13:44en donde ya
13:46pasaron por esta
13:46experiencia
13:47ya tienen mayor
13:48conocimiento
13:50de lo que sucede
13:51de lo que le salió
13:52mal a ellos
13:53y cómo lo corrigieron
13:54y aprovecho
13:55esas experiencias
13:56que ellos tuvieron
13:57para poder
13:58establecer
14:00entonces
14:00un plan de acción
14:02un plan de acción
14:03para que si
14:04algo sale mal
14:05en alguna de las actividades
14:07ya tenga
14:08previamente
14:09la solución
14:10y no esperarme
14:11a que esto salga mal
14:12espero que te sea
14:14de ayuda
14:15esta guía
14:16de los pasos
14:17hazle una repasada
14:20a cada uno
14:20de estos pasos
14:21y aplícalo
14:22en tu proyecto
14:23haz la descripción
14:25haz la gráfica
14:26GAN
14:26y hazte
14:27estos cuestionamientos
14:28muy importante
14:29es también
14:30que empieces
14:30a conformar
14:31tu equipo
14:31de trabajo
14:32y que los involucres
14:33involucralos
14:34lo más pronto posible
14:36desde la lista
14:37de actividades
14:38si es posible
14:38en cada uno
14:39de estos pasos
14:40que estamos llevando a cabo
14:41te espero
14:42en la siguiente sesión
14:43para que continuemos
14:44viendo
14:45en la sesión
14:46número 8
14:48los pasos
14:509 al 12
14:51recuerda
14:52que con esa sesión
14:53terminamos
14:54ya la fase 2
14:55y en la sesión
14:58número 9
14:58empezaremos ya
14:59con el tema
15:00de la ejecución
15:01Dios te bendice
15:03de la ejecución
15:05de la ejecución
15:05Gracias por ver el video.
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