- il y a 6 jours
Catégorie
🛠️
Style de vieTranscription
00:07Une fois que vous avez fini votre document, donc vous l'enregistrez,
00:13vous pouvez constater d'ailleurs que les versions sont enregistrées. Donc ça c'est la version quand
00:21je l'ai versée initialement et ça c'est la version qui vient d'être faite puisque je
00:25vais modifier via l'outil d'édition en ligne Collabora. Vous pouvez aussi, si pour diverses
00:36raisons vous préférez pas utiliser l'outil d'édition en ligne, vous pouvez aussi réimporter
00:42un document. Pour cela il suffit de cliquer donc sur les trois petits points et de cliquer
00:47sur remplacer par et là vous choisissez donc un autre document, une nouvelle version. Il
00:53continuera à s'ajouter dans les versions qui sont accessibles. Donc vous pouvez modifier,
01:01télécharger, vous pouvez aussi envoyer par mail un document, vous pouvez le remplacer,
01:06voir les versions ou le supprimer. Vous pouvez aussi envoyer par mail l'ensemble des documents
01:10d'un paraffeur. Voilà, là j'ai un lien qui permet de télécharger et que je peux envoyer un mail
01:18à n'importe qui,
01:19par mail bien n'importe qui. Je vous invite aussi à utiliser les badges, donc ça c'est les options
01:29avancées.
01:30Ça permet d'ajouter des petits badges ici qui vont donner un aspect visuel au paraffeur qui va être utile.
01:41Je vous invite aussi à mettre une date limite de traitement qui permet aussi visuellement de
01:47faciliter pour les personnes qui devront traiter les urgences. Là j'ai mis qu'il fallait que ce
01:51soit pour le 10 juillet et donc comme nous sommes le 9 juillet, j'ai J-1 qui s'affiche
01:59ici. Donc
02:00ces badges on les voit aussi s'afficher là. Donc vous voyez ce côté visuel permet de travailler. Je précise
02:09aussi que quand on crée un paraffeur, tant qu'on ne l'a pas envoyé à quelqu'un d'autre,
02:14il est au
02:15statut de brouillon et donc il n'y a que vous qui pouvez voir votre paraffeur au moment où vous
02:19le
02:19créez, quand bien même vous avez ajouté d'autres personnes dans le flux. Par contre une fois que vous
02:23avez commencé votre flux, toutes les personnes du flux le verront soit ici, soit ici, soit ici.
02:36Un autre élément qui est important avant que vous passiez la main à quelqu'un d'autre, c'est de
02:42prépositionner votre signature. Donc il n'y a rien de plus irritant, enfin si il y a plein de choses
02:46plus irritantes, mais il est facilitant je dirais pour les signataires. Lorsque vous avez par exemple
02:52une dizaine de factures qui vous est proposé, de devis qui vous sont proposés en signature,
02:57l'idée c'est que les toutes les signatures soient prépositionnées et que ce ne soit pas à vous de
03:02placer votre signature systématiquement. C'est une facilité pour le signataire. Donc pour cela,
03:08pour prépositionner la signature, on clique sur prépositionner. Il faut cliquer sur signer au
03:15début, prépositionner, enregistrer et fermer. Et là on voit ici un petit logo. C'est aussi très
03:22pratique pour savoir quels sont les documents à signer, quels sont les documents qui ne sont pas
03:25à signer. Ceux où c'est prépositionné et où on a ce petit logo, on se dit celui-là je
03:30dois le
03:30signer. Ceux qui ne sont pas, on se dit ceux-là sont juste à consulter. Donc comme je vous le
03:36disais,
03:37il faut cliquer sur signer et puis prépositionner et enregistrer. Donc ce qui est très important aussi,
03:45c'est de comprendre que vous ne dites pas qui va signer. Vous dites juste c'est ici qu'il
03:51faut signer.
03:52Si vous voulez dire c'est à un tel de signer et pas un tel, c'est dans les commentaires
03:56qu'il faut
03:56l'écrire. Le paraffeur électronique du ministère de la transition écologique est très simple parce
04:05qu'il n'y a pas de système où on paramètre fortement les rôles de chacun. Tout le monde peut
04:11faire ce qu'il veut. Ce qui veut dire que toutes les personnes qui ont accès au paraffeur que vous
04:16avez
04:16créé peuvent le modifier, peuvent le supprimer, peuvent le signer. Donc c'est bien dans un esprit
04:24de discipline et de coordination qu'il faut travailler puisque le système lui ne vise pas
04:30à contraindre tout le monde, il vise à faciliter l'échange. Donc comme un paraffeur papier, n'importe
04:34qui peut le prendre, peut le déchirer, le raturer, eh bien le paraffeur numérique c'est la même chose.
04:40Donc c'est vraiment la discipline de chacun. D'ailleurs, il y a une traçabilité complète. Si vous cliquez
04:46ici sur ce petit logo avec l'horloge, vous avez une traçabilité sous forme de métadonnées de tout ce qui
04:54a
04:55été fait sur le paraffeur.
05:06Alors maintenant, on va passer au fait de transmettre et de recevoir un paraffeur. Donc pour transmettre le
05:13paraffeur, il faut passer à l'étape suivante. Donc avant de transmettre le paraffeur à quelqu'un, assurez-vous
05:19qu'il est utilisateur du paraffeur électronique. C'est mieux. Donc ça veut dire que vous ne pouvez pas
05:25lancer tout seul le paraffeur électronique dans votre service. C'est quelque chose que vous devez
05:29travailler avec vos coéquipiers. Donc passez ce paraffeur à l'étape suivante. Là, le paraffeur, donc il est ici.
05:42Alors pourquoi est-ce qu'il est en amont et pas en aval ? C'est parce que l'utilisateur
05:46a encerclé la personne
05:51qui est, c'est parce que Nadine Stipanovitch est ici avant et après, avant et après. Et donc du coup,
05:57il apparaît en amont. Donc là, on voit quand je clique sur le paraffeur qui n'est plus à mon
06:02niveau,
06:02il est, la flèche est sur Jérôme 5A, elle n'est plus sur Nadine Stipanovitch.
06:13Si Jérôme 5A était absent, on aurait reçu une notification qui nous aurait dit
06:18« Attention, cette personne est absente, êtes-vous sûr de vouloir lui envoyer ce paraffeur ? »
06:24Un autre élément que je voudrais vous dire, lorsque vous envoyez le paraffeur à quelqu'un,
06:29il faut envoyer sur une... si c'est une personne, je dirais, qui a un compte sur Mélanie,
06:34donc dans une personne des DDI, vous pouvez lui envoyer le paraffeur aussi sur des boîtes fonctionnelles,
06:42puisqu'il y a un module qui permet d'utiliser les boîtes fonctionnelles.
06:45Mais assurez-vous quand même que ça fonctionne bien avant de le faire de manière régulière.
06:49En revanche, si vous l'envoyez à quelqu'un qui est à la préfecture ou au SGCD,
06:52quelqu'un qui est sur les boîtes mail du ministère de l'Intérieur, ça ne marchera pas.
06:58Donc, n'utilisez pas les boîtes aux lettres fonctionnelles du ministère de l'Intérieur pour la préfecture ou le SGCD.
07:06Elles ne fonctionneront pas avec le paraffeur numérique et votre paraffeur sera perdu.
07:11Par contre, d'après ce que j'ai pu voir, ça fonctionne avec les boîtes fonctionnelles de la DDT.
07:16Je pense aussi avec la dette et la DDPP.
07:18Mais c'est aussi, encore une fois, quelque chose qu'il faut vous assurer dans votre fonctionnement,
07:23sous forme de test, avant de le mettre de manière régulière.
07:27Voilà, donc j'ai fini sur la création et la transmission d'un paraffeur.
07:30Maintenant, je vais vous parler de la réception d'un paraffeur.
07:38Donc, un paraffeur, là ici j'en ai un qui est à mon niveau,
07:42mais j'ai aussi ici des paraffeurs qui ne sont pas à mon niveau.
07:45Donc, a priori, ce n'est pas à moi de les traiter.
07:48Mais on peut truander un peu ça et prendre la main sur un paraffeur
07:53qui pourtant n'est pas à notre niveau et ça va nous le basculer immédiatement à notre niveau.
07:59Donc, si je prends le paraffeur qui est à mon niveau puisqu'on me l'a transmis,
08:04je vais pouvoir ici voir le flux.
08:08Je peux le modifier.
08:09Donc, il n'y a pas que l'initiateur qui peut créer un flux.
08:13Chaque personne qui reçoit ensuite le paraffeur peut le modifier.
08:17Je peux donc aussi modifier, comme je vous le disais, en ligne le document.
08:23Si vous voulez faire des corrections, mais que vous voulez que les personnes
08:27qui sont à l'initiative du paraffeur puissent voir vos corrections,
08:31comme dans LibreOffice, vous pouvez prévoir que les révisions soient visibles.
08:41Vous pouvez donc mettre ici, dans Révision, Tracking, Enregistrer les modifications.
08:51De manière à ce qu'elles soient visibles.
08:53Et ensuite, on peut, évidemment, accepter les modifications, les rejeter, etc.
08:58Vous pouvez aussi insérer des commentaires
09:05dans le texte.
09:07Donc, c'est vraiment Collabora, c'est comme LibreOffice sur ce point-là.
09:12Donc ça, ça vous permet, par exemple, si vous ne voulez pas faire directement les modifications
09:15et passer à l'étape suivante, mais faire des modifications et les renvoyer à l'initiateur du paraffeur,
09:21qu'il puisse voir les modifications et les accepter.
09:33Donc, pour signer un document,
09:37là, le document n'avait pas été,
09:39la signature n'avait pas été prépositionnée,
09:41donc là, je vais d'abord prépositionner la signature au bon endroit.
09:44Il faut cliquer sur Choisir une signature.
09:47Donc là, comme j'ai importé ma signature, je vais pouvoir l'utiliser.
09:53Et enregistrer.
09:59Donc là, j'ai fait la signature avec lieu simple signé.
10:01Pour l'identité renforcée, je vous en parlerai un peu plus tard.
10:05Donc le document, vous avez vu, a été tout de suite transformé en PDF.
10:09Si je vais dans les versions,
10:12je vois que je peux récupérer la version modifiable,
10:15mais la version actuelle signée est toujours sous forme de PDF.
10:19Je peux la visualiser.
10:21Et on voit ici la signature qui a été ajoutée.
10:27Et donc, on peut bien sûr ensuite télécharger le document
10:30et puis le transmettre par mail ou sur une plateforme.
10:37Une fois qu'on a signé le document, on peut le renvoyer.
10:41En général, on le renvoie à l'initiateur.
10:43C'est souvent ce qui est préférable.
10:45Mais voilà, les services peuvent avoir différentes organisations.
10:48Il y a des services qui vont les chercher dans les archives
10:51et qui ne souhaitent pas forcément qu'on leur renvoie.
10:54C'est en fonction des services qui organisent leur flux.
11:00Mettons que la dernière étape soit remplie.
11:04Donc la dernière étape de tout parafeur, c'est archivé.
11:08La première étape, c'est toujours le initié par.
11:10Et entre les deux, il peut y avoir de nombreuses étapes.
11:14Passer le parafeur à l'étape suivante,
11:17dans ce cas-là, va générer.
11:18Donc ce parafeur va être archivé.
11:20Il n'y a aucune autre étape dans le flux.
11:23Et désormais, le parafeur est dans mes archives.
11:29Donc en fonction du destin de ce parafeur,
11:31il peut être aussi réimprimé ou envoyé par mail,
11:38mis dans une plateforme, archivé.
11:40Je vous invite à, en tout cas, ne pas utiliser cet espace d'archive
11:44comme seul espace d'archivage de vos documents.
11:46Les documents que vous avez signés,
11:47les documents que vous avez utilisés, etc.
11:49Une fois qu'ils sont terminés,
11:53que le parafeur est fini, a fait tout son parcours,
11:56ils finissent dans mes archives.
11:59Mais moi, je recommande, et on recommande en général,
12:01tous les services, à ce que vous les téléchargiez
12:04et que vous les mettiez dans vos disques du réseau,
12:07de manière à vraiment avoir un espace de stockage
12:09que vous maîtrisez, puisque la disponibilité, par exemple,
12:12du parafeur n'est pas forcément garantie en permanence.
12:15Et à un moment, il y aura peut-être des sujets.
12:17Aujourd'hui, il n'y a pas de question de taille des fichiers.
12:20Ils sont capables de stocker tout.
12:21Mais peut-être qu'un jour, ce sera la question.
12:24Et le mieux, c'est de prévenir
12:26et de bien avoir, vous, dans vos archives, en local,
12:29l'ensemble de vos documents.
Commentaires