00:06Donc une fois que vous avez configuré votre profil, ce qu'il faut c'est donc créer votre
00:14et envoyer votre premier paraffeur. Donc pour créer un paraffeur, donc on clique ici en haut à droite,
00:20créer un paraffeur. Donc là, le paraffeur vierge, on a encore trois colonnes. La première colonne,
00:30c'est ce qu'on appelle le flux. Le flux, ce sont les personnes qui vont avoir accès au paraffeur,
00:38et ils sont dans un ordre précis. Ici ce sont les commentaires, ce sont les échanges entre les
00:45différents utilisateurs du paraffeur qui sont horadatés et qui donc se développent au fur et à
00:50mesure de l'utilisation du paraffeur. Et ici, ce sont les documents, donc les documents qui sont
00:56mis à signer ou à consulter dans le paraffeur. La première chose à faire, c'est de créer un titre.
01:06Là-dessus, je vous invite systématiquement à mettre en préfixe de votre titre une référence. Si vous
01:15avez un système de référencement des paraffeurs, un chronoparaffeur ou autre, d'avoir une règle de
01:20nommage, en tout cas les règles de nommage de votre service, chaque service a ses règles de
01:25nommage. Je vous invite à les utiliser, c'est plus pratique ensuite pour les retrouver. Il faut
01:32aussi essayer d'avoir le titre le plus explicite possible par rapport à la présentation. Ensuite ici,
01:41donc le flux. Donc le flux type, c'est de mettre les personnes qui vont devoir valider votre paraffeur
01:48et ensuite de mettre un signataire, donc par exemple moi-même. Souvent, ce qu'on recommande,
02:02c'est que la personne qui est à l'initiative du paraffeur s'ajoute à la fin. Donc pour ça,
02:10c'est très simple. On peut juste cliquer ici, ajouter en bas du flux et on voit Nadine
02:16Stipanovic qui est ici. Entre parenthèses, donc vous voyez ici ce petit pictogramme qui signifie que Nadine
02:21est absente. Donc comme je disais, je suis sur le profil de Nadine. Si je supprime ces absences,
02:30ils finiront par disparaître. Les commentaires sont très importants. L'idée des commentaires,
02:39c'est de préciser qui doit être le signataire, de préciser le contexte du paraffeur, d'expliquer
02:48et de répondre aux questions éventuellement puisqu'ils permettent d'avoir un échange entre
02:52les personnes au fur et à mesure que le paraffeur évolue.
03:05Si vous faites une erreur, tant que vous n'avez pas transmis votre paraffeur à quelqu'un d'autre,
03:10vous pouvez modifier ou supprimer les commentaires que vous avez créés. Par contre, une fois que le
03:14paraffeur a été transmis à quelqu'un, le commentaire ne peut plus être modifié. Vous pouvez aussi
03:21mettre des commentaires privés, ce qui vous permet d'écrire un commentaire pour une seule personne,
03:27par exemple, ou pour plusieurs personnes qui permettent d'avoir un commentaire qui est en quelque
03:33sorte secret. Ici, vous pouvez aussi ajouter des utilisateurs en copie. Ce seront des personnes
03:39qui ne seront jamais avec le paraffeur à leur niveau, mais qui pourront accéder au paraffeur.
03:49Petit point d'attention, lorsque vous ajoutez quelqu'un, donc c'est ici, il faut cliquer sur
03:56ajouter une autre étape. Lorsque vous ajoutez une autre étape, il faut bien vérifier l'identité de la
04:04personne que vous ajoutez. Il y a notamment certaines personnes qui peuvent être en doublon.
04:10Par exemple, Renan Lemagadou, le chef du SRH ou SGCD, il a deux comptes et donc il faut bien choisir
04:16la
04:16bonne adresse mail. Ici, c'est son adresse mail en sennemaritime.gouv.fr qu'il faut que j'utilise et
04:21non pas en équipement-agriculture.gouv.fr. Et évidemment, il y a des personnes qui peuvent avoir
04:31des homonymes, donc bien vérifier qu'on a bien utilisé la bonne adresse, la bonne personne.
04:36Donc sur les documents, vous pouvez simplement ajouter des documents que vous avez préparés
04:45sur LibreOffice ici. Et vous pouvez aussi créer des classeurs qui vous permettent donc d'ordonner
05:02les différentes pièces jointes que vous pouvez avoir. On peut évidemment déplacer les choses en
05:09dehors ou à l'extérieur du classeur. On est sur quelque chose d'assez simple à utiliser. Donc l'outil
05:17permet aussi de faire de l'édition en ligne. Donc si vous cliquez ici sur modifier en ligne,
05:30vous allez arriver sur collaborat et vous pouvez éditer votre courrier et vous êtes sur de la coédition,
05:38comme dans Rezana ou d'autres systèmes de coédition. Vous pouvez être plusieurs en même temps sur un
05:44document. Ça ne pose pas de difficulté. Normalement, ça n'arrive pas puisque le paraffaire est toujours
05:48au niveau d'une seule personne. Donc normalement, chaque personne l'édite tout seul. Mais c'est un
05:53outil qui est performant. J'en profite. Petite astuce pour les courriers. Je vous invite à ajouter
06:03ici. Vous savez qu'il est d'usage de ne pas antidater un courrier et donc de ne pas mettre
06:10une date fixe
06:11sur un courrier qui va être mis en signature. Les courriers en signature, en général, sont datés par le
06:17tampon, la date de la signature. Donc comme ce sont des courriers dématérialisés, on ne va pas le
06:22tamponner. Donc là, la technique, je vous la donne parce qu'elle est très utile, c'est de cliquer sur
06:29insertion, champ, date et de bien mettre date et de ne pas mettre date fixe. Date fixe, ça ferait que
06:41ce serait
06:41la date lorsque vous allez l'insérer qui se fixe et qui ne bouge plus. Alors que si vous utilisez
06:47juste
06:47date, la date changera à chaque fois que vous ouvrirez le paraffeur. Et donc ça, ça permet que le jour
06:54de la
06:55signature, quand le paraffeur sera signé, ce sera la date de signature qui sera figée à cet endroit.
07:00Donc ça, je profite de cette vidéo pour donner cette astuce parce qu'elle est vraiment très importante.
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