00:07Je vais maintenant passer aux bonnes pratiques.
00:12Ce que montre l'expérimentation dans un premier temps,
00:15c'est que c'est quand même un processus qui doit venir des agents de la base
00:19et qui doit ensuite infuser et remonter.
00:22On ne va pas signer un paraffeur si personne ne nous en propose.
00:25Donc pour qu'on me propose un paraffeur, il faut d'abord que les agents
00:28aient pris en main l'outil, sachent s'en servir et commençaient à produire un paraffeur
00:33et ensuite me les transmettent.
00:35Donc c'est bien d'abord à chacun de s'approprier l'outil,
00:39de comprendre comment il fonctionne, de le tester.
00:42Et ensuite, c'est quelque chose qui se diffuse dans les services
00:45et ce qu'on observe, c'est qu'il y a quand même une certaine convergence.
00:48Néanmoins, il est utile de partager nos bonnes pratiques
00:53avec les services qui ont déjà expérimenté
00:55pour éviter de reproduire les mêmes erreurs
00:58ou aussi pour connaître les limites du paraffeur,
01:00les points d'attention qu'on peut avoir
01:02et qui sont utiles de connaître et d'exploiter.
01:11Donc, je vous le disais tout à l'heure,
01:14les bonnes pratiques, elles sont notamment dans la construction du flux.
01:17Donc le flux, c'est la liste des personnes ordonnées
01:19qui ont accès à un paraffeur.
01:21Donc la construction du flux, c'est une étape importante.
01:25En général, ce qu'on dit, c'est que l'initiateur, c'est toujours utile,
01:27qui se rajoute aussi tout à la fin du flux
01:30de manière à récupérer son paraffeur dans mes paraffeurs à mon niveau.
01:36C'est en général ce qui est fait.
01:41Aussi, si vous avez un paraffeur qui peut nécessiter plusieurs étapes de validation,
01:45je vous recommande de plutôt faire d'abord construire votre flux de validation
01:48et une fois que vos documents sont validés,
01:50d'ajouter à la fin votre flux de signataire.
01:54C'est quelque chose qui permet de découper en deux étapes
01:56votre flux de paraffeur et de simplifier un petit peu les choses
02:00et d'éviter que le signataire se retrouve par erreur avec le paraffeur
02:03alors qu'en fait, il n'était pas tout à fait validé.
02:08Cet outil, il est idéal en interne service
02:12quand on veut une complète transparence
02:14et une bonne traçabilité des process.
02:16Vous avez vu, on a toutes les versions des documents,
02:19on a toutes les étapes d'intervention de chaque personne,
02:22donc on a une traçabilité complète
02:24et on ne peut pas revenir sur cette traçabilité.
02:26On ne peut pas modifier les informations
02:29sur les étapes qu'a déjà parcourues le paraffeur.
02:33Les commentaires ne peuvent pas être supprimés
02:35une fois qu'ils ont été lus, une fois par quelqu'un d'autre.
02:37Et donc, on a vraiment une très bonne traçabilité.
02:40Mais dans certains cas,
02:41cette traçabilité peut être un inconvénient.
02:44Par exemple, si vous voulez juste notifier à quelqu'un
02:46via le paraffeur électronique,
02:47ça pourrait être un usage intéressant,
02:49d'une décision finale sans lui donner des informations
02:52sur tout le processus à mot.
02:54Si vous voulez aussi, par exemple,
02:56que votre paraffeur électronique soit utilisé en inter-service,
03:00donc l'envoyer à un autre service,
03:02peut-être que vous avez juste envie qu'il voit la version finale validée du paraffeur
03:06et pas toutes les étapes que vous avez franchies
03:08pour pouvoir produire ce paraffeur.
03:11Dans ce cas-là, je vous recommande de plutôt créer un second paraffeur
03:16pour ce besoin.
03:17Si, donc voilà, pour le redire plus rapidement et plus simplement,
03:23le flux, il peut,
03:26toutes les personnes ajoutées dans le flux sont pertinentes
03:28du moment qu'on veut être totalement transparent avec chacun sur le processus.
03:31Mais si on veut ajouter des personnes dans le flux
03:34pour lesquelles on ne veut pas qu'elles aient accès
03:36à l'ensemble du processus,
03:38dans ce cas-là, il vaut mieux créer un nouveau paraffeur.
03:41Et donc, pour cela,
03:43il suffit d'appuyer sur dupliquer.
03:45Et en dupliquant,
03:47on va créer une copie du paraffeur,
03:49mais qui n'aura que les éléments finaux
03:52et non pas l'ensemble des processus décrits.
03:59Si vous voulez envoyer des paraffeurs en inter-service,
04:03je vous invite aussi à vraiment caler les process avec eux.
04:06Comme je le disais,
04:06l'utilisation du paraffeur,
04:07ça nécessite d'avoir l'accord de toutes les parties,
04:09d'être sûr que les gens sont des utilisateurs.
04:12Donc ça, c'est facile à organiser à l'intérieur d'un service.
04:14Mais lorsque vous allez travailler avec d'autres services,
04:17je vous invite à plutôt utiliser le paraffeur électronique
04:22de manière à ce que,
04:23pour des process en tout cas qui sont bien définis,
04:26des process où vous vous êtes calé entre les services.
04:30De plus, comme je vous l'ai dit,
04:32les boîtes à lettres fonctionnelles côté MI
04:35ne peuvent pas être utilisées dans le paraffeur électronique.
04:38Donc si votre interlocuteur
04:40veut que vous l'envoyez,
04:41votre paraffeur sur la boîte fonctionnelle,
04:43dans ce cas-là, il vaut mieux l'envoyer par mail.
04:45Donc on le voyait tout à l'heure,
04:47on peut télécharger un paraffeur.
04:48Donc vous téléchargez votre paraffeur,
04:50vous l'envoyez par mail sur la boîte fonctionnelle.
04:52Ce n'est pas beaucoup plus compliqué.
04:56Un autre élément aussi important,
04:59souvent les paraffeurs passent par des secrétariats,
05:02les paraffeurs papiers.
05:03Les paraffeurs électroniques,
05:05c'est très facile de les passer directement
05:09des personnes qui doivent le lire
05:11ou des personnes qui doivent les signer
05:13sans passer par les secrétariats.
05:15Mais ce n'est pas forcément ce qui est souhaité par le service.
05:17Donc je vous invite à avoir vraiment un questionnement
05:20et de questionner la hiérarchie notamment
05:23et de l'organisation de vos services
05:25pour savoir à quelle étape
05:26les secrétaires doivent être ajoutés.
05:28Ça peut être en amont,
05:30ça peut être en aval,
05:31ça peut être aussi être mis en copie.
05:33Donc je vous le remontre ici.
05:34On peut mettre en copie des personnes.
05:37Donc ça peut être utile.
05:41Voilà, donc j'ai fini sur les bonnes pratiques.
05:43Alors on en trouvera certainement plein d'autres.
05:46Et peut-être que ce ne sera pas les mêmes
05:47d'un service à l'autre et c'est normal.
05:48Alors on en trouver un service à l'autre et c'est un service à l'autre.
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