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TecnologíaTranscripción
00:00Bienvenido a GTEFON, soluciones de telefonía voz sobre IP y centralita virtual para empresas.
00:06Escucha con atención.
00:08Servicio de centralita virtual para empresas.
00:11La diferencia entre atender llamadas y gestionar la telefonía de una empresa de verdad
00:15está en lo que ocurre antes de que alguien descuelgue.
00:19Una llamada puede entrar de forma improvisada,
00:22depender de un único teléfono y perderse si la persona no está disponible.
00:26O puede llegar a un sistema preparado para ordenar, dirigir y dar una imagen profesional desde el primer segundo.
00:35Ahí es donde entra el servicio de centralita virtual para empresas.
00:39Una centralita virtual para empresas es un sistema de telefonía alojado en la nube
00:44que permite gestionar las llamadas corporativas sin tener una centralita física instalada en la oficina.
00:50En lugar de basarse en equipos propios, cableado específico o intervención técnica presencial,
00:57la infraestructura funciona sobre servidores especializados y tecnología voz IP.
01:03Para la empresa, esto significa que la telefonía deja de estar atada a un lugar concreto
01:08y pasa a organizarse desde una plataforma flexible.
01:12Su objetivo es sencillo, centralizar las llamadas internas y externas para que el negocio pueda atender mejor,
01:20trabajar con más movilidad y mantener una comunicación profesional.
01:25Las llamadas pueden recibirse y realizarse desde teléfonos IP, ordenadores, softphones, smartphones o tablets,
01:34siempre que exista una conexión a Internet adecuada.
01:37Así, el equipo comercial, administración, soporte o dirección puede operar desde la oficina,
01:46desde casa o desde cualquier ubicación sin perder continuidad en la atención.
01:51En GeteFone, este servicio está pensado para empresas que necesitan una telefonía estable,
01:58fácil de administrar y adaptada a su forma de trabajar.
02:01La configuración puede ajustarse a la estructura del negocio mediante numeración profesional,
02:08extensiones, locuciones y horarios.
02:11De esta manera, la empresa no solo tiene un número al que llaman sus clientes,
02:16sino un sistema que decide cómo debe tratarse cada comunicación según las reglas definidas.
02:22Por dentro, la centralita virtual funciona gracias a la tecnología Voz sobre IP,
02:29también llamada Voz IP.
02:32Cuando una persona habla por teléfono, la voz se convierte en datos digitales.
02:38Esos datos viajan a través de redes IP, es decir, por Internet o por redes preparadas
02:45para transmitir información digital.
02:47Para coordinar esas comunicaciones, se utilizan protocolos como SIP,
02:53que permiten establecer, gestionar y finalizar las llamadas entre los distintos dispositivos conectados.
02:59Cuando una empresa recibe una llamada,
03:01esa llamada no entra en una centralita instalada físicamente en sus oficinas.
03:06Primero llega a una plataforma cloud, alojada en servidores especializados.
03:11Desde ahí, el sistema consulta la configuración de la empresa
03:14y aplica las reglas correspondientes.
03:18Puede reproducir una locución de bienvenida,
03:20respetar un horario definido
03:22o dirigir la comunicación hacia la extensión adecuada.
03:27Lo importante es entender que la inteligencia del sistema está en la nube.
03:31Los dispositivos que usa el equipo funcionan como puntos de acceso a la centralita,
03:36pero no cargan con toda la infraestructura.
03:39Un teléfono IP en la oficina,
03:40un softphone en un ordenador o una aplicación en un smartphone
03:45pueden formar parte del mismo entorno telefónico
03:48si están correctamente conectados y configurados.
03:52Esta arquitectura permite que la empresa gestione su telefonía con más orden
03:56y sin depender de una ubicación única.
04:00La centralita virtual actúa como el centro de control de las comunicaciones,
04:04mientras que cada usuario se conecta desde el dispositivo que necesita para trabajar.
04:09El resultado es una forma de atender y realizar llamadas
04:13más coherente con la realidad actual de muchas empresas,
04:17equipos distribuidos,
04:18clientes que esperan respuesta rápida
04:20y una necesidad constante de proyectar profesionalidad en cada contacto.
04:26Un beneficio muy práctico aparece cuando la empresa deja de depender
04:30de que una persona concreta coja siempre el teléfono.
04:33Si una llamada entra para ventas, administración o soporte,
04:38puede dirigirse a la extensión correspondiente
04:41y evitar pasos intermedios innecesarios.
04:44Esto ayuda a que el cliente llegue antes al área adecuada
04:48y a que el equipo trabaje con menos interrupciones.
04:51También mejora la percepción externa del negocio.
04:54Una locución de bienvenida bien planteada
04:57transmite orden desde el primer segundo,
05:00incluso en empresas pequeñas.
05:02No se trata de aparentar más tamaño,
05:04sino de atender con un criterio profesional.
05:07Saludar, orientar y encaminar la llamada sin improvisación.
05:12Los horarios aportan otra ventaja clara.
05:15La empresa puede definir
05:17cuándo está disponible cada atención telefónica
05:20y qué debe ocurrir fuera de ese horario.
05:23Así se evitan llamadas mal gestionadas
05:25y se comunica al cliente de forma coherente
05:28cuándo puede ser atendido,
05:29sin depender de decisiones tomadas sobre la marcha.
05:33Pensemos en un equipo comercial.
05:36Durante una campaña,
05:37las llamadas pueden concentrarse en pocos momentos del día.
05:40Con una centralita virtual configurada para ese departamento,
05:44las consultas entran por el número profesional de la empresa
05:46y se distribuyen hacia las extensiones preparadas para atenderlas.
05:50El cliente no tiene que conocer el teléfono personal de nadie
05:53y la empresa conserva una imagen unificada.
05:57En administración, el caso es distinto.
05:59Muchas llamadas no son urgentes,
06:01pero sí necesitan llegar a la persona correcta,
06:04facturación, cobros, proveedores o consultas internas.
06:08Una estructura de extensiones permite ordenar esa entrada de comunicaciones
06:13y evita que todo termine en el mismo puesto,
06:16donde se acumulan llamadas que después hay que reenviar manualmente.
06:21En soporte, el valor está en reducir fricción.
06:24Cuando un cliente llama porque necesita ayuda,
06:26espera que la comunicación no se pierda entre departamentos.
06:30Una locución clara y una ruta bien definida
06:33pueden dirigir esa llamada hacia el equipo que debe resolverla,
06:36sin obligar al cliente a repetir el motivo de contacto a varias personas.
06:41Para dirección, la centralita virtual permite mantener un canal profesional
06:46sin exponer números personales.
06:48Una extensión concreta puede estar asociada a responsables de la empresa,
06:52pero siempre dentro del entorno telefónico corporativo.
06:56De cara al cliente,
06:58todo sigue pasando por la numeración profesional del negocio.
07:01Contratar el servicio con GTFone
07:03empieza con una conversación inicial para entender cómo trabaja la empresa.
07:07No es lo mismo una organización con pocas extensiones
07:10que otra con varios departamentos y diferentes horarios de atención.
07:14En esa primera fase se revisa qué necesita el negocio,
07:18número o numeración profesional,
07:20usuarios, dispositivos que se van a utilizar
07:23y reglas básicas de entrada de llamadas.
07:26Después se define la configuración.
07:29Aquí se concretan las extensiones,
07:31las locuciones,
07:32los horarios y el comportamiento que debe seguir la centralita
07:35cuando entra una llamada.
07:37Este paso es importante porque convierte la forma real
07:40de trabajar de la empresa en un sistema telefónico ordenado.
07:44A continuación,
07:46GTFone prepara el entorno técnico
07:48y deja servicio listo para funcionar con los dispositivos elegidos,
07:52teléfonos IP,
07:53ordenadores,
07:54softphones,
07:55smartphones o tablets.
07:57Antes de usarlo de forma habitual,
07:59conviene comprobar que las llamadas entran correctamente,
08:03que las extensiones responden como se espera
08:05y que las locuciones encajan con el tono de la empresa.
08:08Por último,
08:09el equipo cuenta con soporte técnico especializado
08:11para resolver dudas
08:13y ajustar la configuración cuando el negocio cambie.
08:16Si se incorpora personal,
08:17se reorganiza un departamento
08:19o se modifica los horarios,
08:21la centralita virtual puede adaptarse
08:23para seguir acompañando la actividad diaria de la empresa.
08:27Un error frecuente
08:28es trasladar a la centralita virtual
08:30el desorden que ya existe en la atención telefónica.
08:34Antes de configurar nada,
08:35conviene decidir quién atiende cada tipo de llamada,
08:39qué ocurre si una extensión no responde
08:42y qué mensaje escucha el cliente en cada momento.
08:45La tecnología ayuda,
08:48pero la lógica de atención debe estar bien pensada.
08:51Otro fallo habitual
08:53es diseñar una locución demasiado larga.
08:56Una bienvenida profesional
08:58no tiene que sonar complicada.
09:00Lo recomendable es que sea clara,
09:02breve y útil,
09:03con opciones comprensibles para quien llama.
09:06Si el cliente necesita pensar demasiado
09:09antes de elegir,
09:10la experiencia empeora.
09:13También es importante
09:14no asignar extensiones sin criterio.
09:17Cada extensión debe corresponder
09:18a una función real dentro de la empresa,
09:21no sólo a una persona concreta.
09:24Así,
09:24si cambian responsabilidades
09:26o se reorganiza un equipo,
09:28la estructura telefónica
09:29sigue teniendo sentido para el cliente.
09:31Un consejo de experto
09:34es revisar el recorrido
09:35de una llamada desde fuera,
09:37como si fueras un cliente.
09:39Llamar,
09:40escuchar la locución,
09:42elegir una opción
09:43y comprobar el resultado
09:44permite detectar detalles
09:46que desde dentro
09:47pasan desapercibidos.
09:49Pausas demasiado largas,
09:51mensajes poco naturales
09:53o rutas que no llevan
09:54al destino adecuado.
09:57Otra recomendación práctica
09:58es preparar al equipo.
10:00No basta con que la centralita
10:02esté configurada.
10:03Las personas que la usan
10:04deben saber cómo responder,
10:06cómo identificarse
10:08y qué hacer
10:09cuando una llamada
10:10no es para ellas.
10:11Una atención coherente
10:13refuerza la imagen profesional
10:14de la empresa.
10:15Una pregunta habitual
10:17es si una centralita virtual
10:19para empresas
10:20obliga a cambiar
10:21todos los dispositivos.
10:23La respuesta es
10:24no necesariamente.
10:26Puede utilizarse
10:27con teléfonos IP,
10:29ordenadores,
10:30softphones,
10:31smartphones o tablets,
10:33siempre que la conexión
10:34a Internet sea adecuada
10:35y el entorno
10:36esté correctamente configurado.
10:39Otra duda frecuente
10:40es si la empresa
10:41puede conservar
10:42una imagen única
10:43aunque el equipo
10:44trabaje desde ubicaciones
10:46distintas.
10:47Sí,
10:48la llamada entra
10:49por la numeración
10:50profesional de la empresa
10:51y se gestiona
10:52dentro del sistema corporativo
10:54sin que el cliente
10:55tenga que conocer
10:56números personales.
10:57También suelen preguntar
10:58si es adecuada
10:59para empresas pequeñas.
11:00Sí,
11:01siempre que necesiten
11:02ordenar sus llamadas
11:03con criterio profesional.
11:05No se trata solo
11:06del tamaño del negocio,
11:07sino de cómo
11:08quiere atender a clientes,
11:10proveedores
11:10y contactos internos.
11:11Y una última cuestión.
11:14¿La configuración
11:15tiene que ser igual
11:16para todas las empresas?
11:17No.
11:19Cada organización
11:20puede definir
11:20una estructura
11:21acorde a su forma
11:22de trabajar,
11:23con usuarios,
11:25extensiones,
11:26horarios
11:26y mensajes
11:27adaptados a su actividad.
11:29Si quieres implantar
11:30un servicio
11:30de centradita virtual
11:31para empresas
11:32con una configuración
11:33pensada para tu negocio,
11:35habla con GT Phone.
11:36Puedes llamar
11:38al más 34
11:39900
11:41670
11:42699
11:44gratuito
11:45desde cualquier parte
11:45del mundo
11:46y recibir orientación
11:48para contratar
11:49la solución
11:49que mejor encaje
11:50con tu empresa.
11:51Gracias por escuchar
11:52GT Phone.
11:53Para más información
11:54o contratar
11:55llama al
11:56más 34
11:56900
11:58670
11:59699
12:01gratuito
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