- hace 2 días
En este tutorial te enseñamos cómo crear una factura automatizada en Excel. Factura sistematizada en Excel en la que puedes elegir en un desplegable tanto el cliente como los productos / artículos.
Categoría
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AprendizajeTranscripción
00:00hola a todos bienvenidos a saber programas en este tutorial vamos a ver cómo crear una factura
00:09automatizada en excel entonces este es el resultado que vamos a obtener que es un modelo
00:17de factura en mi caso es este pero vosotros que podéis crear el diseño que más os guste en el
00:23que en la parte del cliente simplemente tendríamos que desplegar elegir el nombre del cliente para el
00:30que se emite la factura y automáticamente se rellenarían el resto de los datos y en la parte
00:36de los artículos los servicios que facturamos pues exactamente igual desplegaríamos elegiríamos uno
00:45de nuestros artículos y automáticamente se actualizaría tanto el código como el precio
00:49unitario sólo teniendo que introducir las unidades y de esta forma se calcularía automáticamente el
00:55total el total de la factura y el importe del iva como veis simplemente nos colocamos en la casilla
01:03en la celda de los artículos elegimos el artículo aplicamos la cantidad y automáticamente se van
01:10calculando todos los precios vamos a ver paso a paso cómo llegar a este resultado partiendo de
01:18una plantilla vacía entonces vamos a nuestro documento de plantilla esta es nuestra plantilla
01:26sin introducir los desplegables esta plantilla os la dejaré en nuestra página web como sabéis
01:34siempre os dejo el link en la descripción del vídeo y vamos a ver paso a paso cómo automatizar
01:41todas las partes de nuestra factura en la parte superior por lo primero que nos encontramos es el número
01:47de factura que simplemente pues introduciremos nuestra serie según la estemos utilizando y a continuación
01:53aparece la fecha si queremos introducir la fecha del día actual podemos utilizar la fórmula hoy
02:00escribimos igual hoy vemos que ya nos aparece aquí hacemos doble clic cerramos el paréntesis y
02:06automáticamente nos coloca la fecha actual para la fecha de vencimiento si siempre utilizáis el mismo
02:13periodo de tiempo por ejemplo 30 o 15 días pues simplemente tendrías que escribir igual la fecha en
02:19la que se emite la factura más 15 20 o los días que vosotros estiméis oportunos y automáticamente os
02:26colocaría el valor a continuación vamos a ver cómo insertar el desplegable en esta parte para obtener los
02:34datos de nuestros clientes en mi caso yo he decidido que voy a buscar los clientes por nombre ya que me parece
02:41mucho más sencillo recordar el nombre o la razón razón social de un cliente que recordar su cif ni
02:48o el número identificatorio de ese cliente o empresa por lo que para hacer en esta zona poder insertar el
02:57desplegable lo que tenemos que tener previamente es una hoja en la que habíamos insertado los datos
03:03de nuestros clientes que nuestro caso sería esta nuestro caso hemos utilizado el nombre el cif ni la
03:09dirección código postal y ciudad y el número de teléfono pero vosotros podéis incluir tantos datos
03:14como consideres necesarios entonces lo primero que voy a hacer es convertir estos datos en una tabla de
03:22excel para que esta forma sea más sencillo administrar los datos y automáticamente tendremos integrado el
03:29filtrado y ordenación para ello nos colocamos en cualquier en cualquier celda vamos a la pestaña
03:35insertar y en esta parte hacemos clic en tabla vemos como automáticamente nos selecciona toda la tabla y
03:42siempre aseguraros de que os marca tenéis marcada la casilla la tabla tiene encabezados hacemos clic en
03:50aceptar y vemos como automáticamente nos ha aplicado este formato lo primero que vamos a hacer es cambiar el
03:56nombre de la tabla para poder identificar la en este caso la vamos a denominar clientes y en la parte
04:04de la derecha vamos a elegir el diseño que más nos guste para nuestra tabla por ejemplo este a continuación
04:13lo que queremos hacer es que el desplegable de nuestro cliente lo busque por nombre entonces vamos a asignar un
04:19nombre a esta columna de datos entonces nos colocamos en cualquiera de las celdas vamos a la pestaña
04:27fórmulas y en la parte de nombres definidos hacemos clic en asignar nombre en la primera partida vamos a
04:35introducir el nombre que queremos que aparezca en este caso voy a introducir nombre clientes no podemos
04:43introducir espacios con lo cual he puesto una barra baja y a continuación en esta parte se refiere a
04:49tenemos que seleccionar el rango en este caso sería todos los nombres de clientes pulsamos enter y vemos
04:56como automáticamente excel sabe que nos estamos refiriendo a la tabla clientes ya que es el nombre
05:02que le hemos dado y a la columna nombre que es el que aparece aquí en la parte superior hacemos clic en
05:08aceptar y ya hemos asignado el nombre a esta columna por lo que volvemos a la pestaña a la hoja de factura
05:18y en esta parte de nombre vamos a insertar el desplegable para ello nos colocamos en la celda
05:23en la que queremos que aparezca el nombre del cliente vamos a la pestaña datos y dentro de herramientas de
05:29datos seleccionamos validación de datos nos aparecerá esta ventana en esta parte desplegamos y elegimos lista y
05:38en origen vamos a escribir igual y el nombre de esos datos que hemos introducido el nombre que les
05:45hemos establecido era nombre y un bajo clientes una vez que lo tenemos escrito hacemos clic en aceptar y
05:53vemos cómo nos aparece este triángulo que nos indica que hay un desplegable en el que podemos elegir
05:59cualquiera de los clientes que tenemos introducidos en nuestra tabla a continuación vamos a ver cómo hacer
06:07que aparezcan en estas celdas el resto de datos de nuestros clientes para ello vamos a utilizar la
06:14función buscar v vamos a verlo de una forma rápida si alguno no sabéis utilizar esta función os dejar en
06:21la parte superior un link al vídeo donde explico cómo utilizar esta función detenidamente entonces
06:28escribimos igual buscar v lo primero que nos pide es el valor buscado que en este caso será la celda en
06:38la que aparece el nombre del cliente escribimos punto y coma para separarlo del siguiente elemento en mi
06:44caso yo escribo punto y coma porque como veis en esta parte me separa cada una de las partes por punto y
06:51coma pero puede que en vuestro caso tendréis que utilizar una coma la matriz en la que queremos que
06:58busque es la tabla clientes por lo que podemos escribir directamente clientes y vemos cómo nos
07:03aparece la seleccionamos escribimos punto y coma el indicador de columna es el número de la columna
07:11donde se encuentra este dato que en nuestro caso sería la segunda columna escribimos punto y coma y a
07:16continuación falso ya que queremos que sea una coincidencia exacta cerramos el paréntesis de
07:22nuestra función pulsamos enter y vemos cómo automáticamente nos aparece el cif de este
07:28cliente haremos lo mismo en el caso de la dirección vamos a verlo de nuevo paso a paso escribimos igual
07:35buscar v el valor buscado será el nombre del cliente punto y coma la matriz la misma clientes
07:43el indicador de columna en este caso será el 3 y la coincidencia exacta cerramos paréntesis y vemos
07:53cómo nos aparece haremos lo mismo tanto para la celda de código postal y ciudad como para la de teléfono
07:58bien ya hemos introducido la fórmula en todas nuestras celdas y vamos a ver qué según vamos cambiando en el
08:17desplegable el nombre del cliente automáticamente nos actualiza el resto de datos vamos a suprimir y vemos que al
08:26suprimir el nombre lo que nos aparece es este símbolo que nos viene a decir que no puede arrojar el dato ya que no
08:33tiene ningún dato en esta celda vamos a ver cómo hacer para que cuando esta celda esté en blanco no nos aparezca
08:41este estas letras en estas celdas entonces para ello nos colocamos por ejemplo en el cif nif y vamos a introducir la
08:52forma la función sí entonces nos colocamos en en la barra de fórmulas y vamos a escribir sí y la la
09:03la prueba lógica que vamos a introducir es la siguiente si la celda que contiene el nombre es
09:12igual a vacío está vacía pues ponemos doble comillas para indicar esto punto y coma entonces queremos que
09:20la celda esté vacía por lo que volvemos a escribir punto y coma doble de las comillas perdón y a continuación
09:27escribimos punto y coma y en el caso de que no sea falso es decir que no sea igual a nada se ejecutará la
09:36fórmula buscar v como hemos introducido una fórmula más cerramos en esta parte el paréntesis pulsamos
09:42enter y vamos a ver cómo si no aparece ningún valor en esta celda esta celda aparece en blanco por lo que
09:51vamos a introducir igualmente la fórmula si anterior a buscar v para que en estas celdas no nos aparezca
10:00este simbolito
10:01ya hemos introducido la fórmula si en todas las celdas y como vemos cuando no hay ningún valor en la parte de
10:24nombre aparece vacío pero si elegimos cualquiera de ellos sí que se rellenan los datos a continuación vamos a
10:31ver cómo hacer que podamos buscar un artículo y automáticamente nos aparezca el código y el precio
10:38unitario en mi caso he decidido buscar por nombre de artículo ya que entiendo que es más fácil pero
10:45vosotros si vosotros queréis buscar por código pues ahora os diré cómo tendréis que hacerlo ya que la
10:49fórmula sería exactamente igual entonces para ello previamente tenemos que crear una tabla en la que vamos
10:56introduciendo todos nuestros artículos en mi caso está en la hoja productos y aquí tenemos el nombre del artículo el que el
11:03código y el precio unitario si vosotros queréis buscar por código debéis introducir la primera columna se tendría que ser la de código y a
11:12continuación artículos y precio unitario de acuerdo entonces lo primero que vamos a hacer es igual que en el caso anterior es convertir estos datos en una tabla de
11:20excel nos colocamos en cualquier celda vamos a la pestaña insertar seleccionamos tabla vemos que nos elige todo comprobamos que la casilla la tabla tiene encabezados está marcada
11:32aceptamos le vamos a aplicar un formato diferente al de los clientes y vamos a darle el nombre productos a esta tabla
11:44a continuación vamos a darle un nombre aplicar un nombre a la columna que contiene el nombre de los artículos ya que es la que vamos a utilizar para
11:57buscar entonces nos colocamos en cualquier celda vamos a la pestaña fórmulas y dentro de nombres definidos seleccionamos asignar nombre el nombre que vamos a asignar es artículos y en esta parte
12:13seleccionamos todos los artículos usamos enter y vemos como automáticamente ya sabe que nos referimos a la tabla productos y a la columna artículos
12:25aceptamos y volvemos a nuestra hoja de factura en esta parte de artículo vamos a introducir el desplegable es exactamente igual que la parte de cliente nos colocamos en la
12:38celda vamos a la pestaña datos validación de datos seleccionamos lista y en origen vamos a escribir igual artículos que es el nombre que hemos definido para la
12:50columna de artículos hacemos clic en aceptar y vemos como automáticamente ya podemos elegir cualquiera de los artículos de nuestra lista lo que vamos a hacer es
13:01arrastrar esta fórmula a todos los espacios que tenemos para los artículos por lo que nos colocamos en la esquina
13:08inferior derecha y cuando sale esta cruz negra arrastramos
13:13hasta abajo y como vemos pues ya tenemos el desplegable en todas las celdas a continuación lo que queremos es que en esta parte nos aparezca
13:25automáticamente el código por lo que vamos a utilizar la fórmula buscar v ya sabemos que si no hay nada en esta celda
13:33nos aparecerá el símbolo de que no contiene ningún elemento y no queremos que aparezca por lo que vamos a introducir
13:39automáticamente desde el principio la fórmula si y dentro de ella la fórmula buscar v por lo que escribimos igual
13:47igual
13:50si hacemos doble clic si la casilla de artículo es igual a nada está vacía entonces queremos que esa casilla esa celda
14:01esté vacía y si no queremos que ejecute la fórmula
14:06buscar v en la que el valor buscado será
14:11este la matriz en la que queremos que busque será la tabla productos
14:18el indicador de columna será el 2 ya que el código está en la segunda columna
14:23y en esta parte introduciremos falso cerramos la fórmula buscar v y a continuación cerramos la fórmula si
14:31pulsamos enter y ya nos aparece aquí el código
14:37vemos que si borramos el artículo la celda quedará en blanco por lo que vamos a arrastrar
14:44esta fórmula al resto de las celdas que contienen el código
14:49a continuación vamos a hacer la misma operación para precio unitario nos colocamos en la celda escribimos igual
14:56si la prueba lógica será la celda artículo si es igual a vacío punto y coma esta celda estará vacía
15:07y si no ejecutaremos la fórmula buscar v
15:13el valor buscado será el nombre del artículo la matriz será la tabla productos
15:20el indicador de columna será en este caso el 3 y la coincidencia exacta
15:27cerramos el paréntesis de la fórmula buscar v cerramos el paréntesis de la fórmula si
15:33pulsamos enter y vemos que si elegimos cualquier artículo automáticamente nos aparece el precio unitario
15:41vamos a arrastrar esta fórmula a todas las celdas y vamos a ver que ahora si colocamos aquí dos unidades
15:51solo que necesitamos que en esta parte nos aparezca el total que es tan fácil como introducir una multiplicación
15:58pero como también queremos que esta celda esté en blanco cuando no haya ningún artículo vamos a utilizar también la fórmula si
16:06por lo que escribimos igual si y la prueba lógica será si esta celda está vacía entonces la celda estará vacía
16:21y si no queremos que nos multiplique esta celda por las unidades cerramos paréntesis pulsamos enter y
16:31vemos como aquí ya nos aparece el total vamos a colocarlo alinear al medio vemos que si cambiamos aquí
16:39la cantidad automáticamente nos lo calcula por lo que vamos a arrastrar esta fórmula hasta abajo
16:49ya tendríamos automatizado lo que es toda la introducción de artículos vamos a ver
16:54que si vamos eligiendo cualquiera de los artículos y aplicamos una cantidad
17:02automáticamente nos va realizando el cambio el cálculo y vamos a ver que si introducimos un artículo
17:09nuevo también nos aparece que eso también es importante que funcione bien por lo que si vamos a productos
17:15y incluimos un nuevo producto le aplicamos su código y le un precio volvemos a factura y vemos que si bajamos
17:32nos aparece el nuevo producto ya no tenemos que hacer modificaciones en la fórmula del mismo modo si
17:39insertamos un nuevo cliente
17:45y le damos sus datos
17:50volvemos a factura y vemos que
17:54al igual que en el caso de los productos
17:57cuando insertamos un nuevo cliente automáticamente nos aparece en el desplegable
18:03vamos a ver cómo automatizar la parte del cálculo del precio total que es bastante sencillo en el caso de la base imponible introduciremos una fórmula de suma
18:18por lo que escribimos
18:20suma queremos que nos sume todos los totales de los productos
18:26ya lo tendríamos aquí en el iva tendremos que introducir el porcentaje que es aplicable en este caso puesto el 21 pero vosotros podéis poner el porcentaje que necesitéis según vuestro tipo de producto o servicio
18:43o según el país donde estéis emitiendo la factura en el importe del iva introduciremos la factura igual a la base imponible multiplicado por el porcentaje de iva
18:55y automáticamente nos la calculará y por último en el total sólo tenemos que introducir una fórmula de suma que sumará la base imponible
19:03más el importe del iva y automáticamente nos aparece el valor
19:09vamos a ver una última automatización que será la forma de pago
19:15en este caso utilizaremos una lista desplegable
19:19pero no vamos a no vamos a convertir en tabla las formas de pago para que veáis la diferencia
19:25entonces nos colocamos en la celda vamos a la pestaña datos validación de datos
19:31seleccionamos lista y en origen hacemos clic nos vamos a la hoja formas de pago y seleccionamos las formas de pago
19:41pulsamos enter y vemos como ahora sabe que estamos en la hoja formas de pago pero nos marca
19:47un rango de celdas hacemos clic en aceptar y vemos como si nos aparecen todas las formas de pago
19:53pero si añadimos una nueva forma en este caso pues no nos lo incluye dentro del desplegable por eso es importante
19:59convertir en tablas de excel y dar un nombre también a la columna que estamos utilizando para el desplegable
20:15esta sería nuestra plantilla para hacer las facturas luego si lo quisiéramos imprimir pues simplemente iríamos archivo imprimir
20:21y este sería el formato que tendría por supuesto que podéis personalizarlo para vuestro gusto vuestras necesidades
20:34pero creo que de esta forma podéis hacer mucho más rápido vuestras facturas
20:40espero que os haya sido útil si es así dadle a me gusta y suscribiros a nuestro canal para estar al día de todas las novedades
20:51gracias
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