00:00Hola a todos, bienvenidos a Saber Programas. En este tutorial vamos a ver cómo llevar un
00:08inventario y control de stock en Excel de una forma clara y sencilla. Para ello partiremos
00:14de tres tablas. En la primera de ellas, que será el inventario de productos, debemos
00:19indicar los datos correspondientes a nuestros productos en almacén. En nuestro caso únicamente
00:25tenemos los datos imprescindibles, que serían el código de producto y la descripción, pero
00:30vosotros podéis incluir todos los datos que consideréis necesarios para vuestro inventario.
00:35En esta tabla también tenemos incluida una columna para existencias iniciales, una para
00:40entradas, salidas y stock. En la segunda tabla, que corresponde a salidas, vamos a indicar
00:47el número de factura, fecha, código de producto, descripción y cantidad, y estos serían los
00:53datos imprescindibles. En esta tabla es en la que vamos a indicar las ventas. Y por último,
00:59en la tabla de entradas, que tiene los mismos datos que la tabla de salida, vamos a indicar
01:05las compras de suministro que realicemos. En este caso tengo las tres tablas en la misma
01:11hoja, pero en mi opinión sería más aclaratorio tener cada una de las tablas en una hoja y así
01:19sería mucho más limpio la forma de llevar el inventario y control de stock, sobre todo
01:26cuando tengáis muchos productos. Pero en este caso, para que podáis verlo de forma clara,
01:32he decidido tener las tres tablas en una misma hoja. Lo primero que vamos a hacer es dar formato
01:39a estas tablas para que sea mucho más fácil trabajar con ellas. Entonces, hacemos clic sobre
01:47esta primera tabla de inventario de productos, nos vamos a la pestaña insertar y seleccionamos
01:53la opción tabla. Nos aseguramos que está marcada la opción la tabla tiene encabezados
02:00porque todas nuestras tablas van a contener encabezados y hacemos clic en aceptar. A continuación
02:07vamos a darle un nombre a esta tabla en esta parte superior, en este caso la vamos a llamar
02:12productos. También vamos a cambiar el estilo de tabla para que se adecue a nuestras necesidades.
02:21En nuestro caso vamos a darle este estilo y vamos a hacer más pequeñas algunas de las
02:30columnas para que podamos ver en pantalla todas nuestras tablas. Hacemos lo mismo con la tabla
02:36de salidas. Nos colocamos en una de las celdas, en este caso del cabezado que es lo único
02:43que tenemos y hacemos clic en tabla. Marcamos la opción la tabla tiene encabezados, hacemos
02:49clic en aceptar y le vamos a dar el nombre de salidas. Elegimos un formato para diferenciarlo
02:58de nuestra primera tabla. En este caso vamos a elegir este color. Igualmente vamos a cambiar
03:10el tamaño de algunas celdas. Y por último nos colocamos en cualquiera de las celdas del
03:17encabezado de la tabla de entradas. Hacemos clic en insertar, tabla, marcamos la opción
03:23la tabla contiene encabezados, aceptamos, le damos el nombre entradas y elegimos un color
03:34para nuestra tabla. Una vez que tenemos configuradas de esta forma nuestras tablas vamos a comenzar
03:40introduciendo datos. Imaginemos que vamos a introducir una primera venta que tiene este código,
03:47a continuación introducimos la fecha y a continuación el código del producto que hemos vendido,
03:56por ejemplo AN001. Vosotros utilizaréis los códigos que hayáis puesto en la columna código
04:04del producto. Lo que queremos es no tener que escribir la descripción por lo que vamos a introducir
04:10una fórmula en esta celda que lo que va a hacer es arrojarnos la descripción simplemente escribiendo
04:17el producto. Para ello vamos a utilizar la función buscar v. Os dejaré en la parte superior un link
04:25a un vídeo donde explico únicamente cómo se utiliza esta función por si no sabéis, pero vamos a ver
04:31que es realmente sencillo. Escribimos igual, buscar y vemos como ya nos aparece aquí la opción
04:37buscar v. Hacemos doble clic y lo primero que tenemos que indicar es el valor buscado.
04:46En este caso es el código de producto en entradas o salidas. Este es el valor que queremos que busque.
04:54Lo seleccionamos, escribimos punto y coma. A continuación nos pide matriz buscar en. Es la tabla de los productos.
05:03Entonces tenemos dos opciones, escribir directamente productos que es el nombre de la tabla o también podemos
05:10seleccionarla con el ratón y vemos como automáticamente nos escribe productos. Escribimos punto y coma.
05:18A continuación nos pide el indicador de columna, es decir, la columna de la tabla productos donde tiene que buscar.
05:26Que en este caso sería esta columna, que es la columna número 2. Y por último nos dice que indiquemos verdadero o falso.
05:35En nuestro caso queremos una coincidencia exacta, con lo cual hacemos doble clic en falso, cerramos la función, pulsamos enter y vemos como ya nos ha colocado
05:46la descripción que corresponde a este código. Únicamente tendríamos que escribir la cantidad.
05:54En la tabla de entradas tenemos que introducir los mismos datos. Por ejemplo, un número de factura cualquiera,
06:03una fecha, indicaríamos un código de productos. En este caso vamos a indicar el mismo para ver que funciona.
06:12Y vamos a introducir de nuevo la fórmula buscar v. Por lo que es que si escribimos igual, buscar v,
06:21hacemos doble clic y de nuevo el valor buscado será el código de producto que aparezca en esta celda.
06:28Buscará en la tabla productos, que vemos que nos aparece aquí abajo.
06:35Escribimos punto y coma, queremos que busque en la columna 2 y por último queremos que nos dé la coincidencia exacta.
06:46Cerramos el paréntesis, pulsamos enter y vemos como nos arroja aquí la descripción correspondiente a este código de producto.
06:54Si ponemos aquí una cantidad ya tendríamos todos los datos que necesitaríamos.
06:59Vamos a ver que si cambiamos aquí el código de producto y escribimos P003, automáticamente también nos cambia la descripción
07:09y nos coloca la que corresponde a este código de productos.
07:14Por último vamos a ver cómo configurar la tabla de productos para que en cada una de las columnas de entradas y salidas
07:22nos aparezcan la suma de datos que corresponden a cada uno de los códigos.
07:28Entonces para ello vamos a configurar en primer lugar las entradas, nos colocamos en esta celda
07:33y vamos a utilizar la función sumar sí.
07:37Os dejaré en la parte superior un link al videotutorial donde explico esta función por si no sabéis utilizarla
07:43pero vamos a ver en este caso los datos que tendríamos que introducir.
07:48Escribimos igual, sumar sí, hacemos doble clic y lo primero que nos pide es el rango,
07:56es el rango donde va a buscar el criterio.
08:00Entonces queremos que busque el criterio, en este caso en la tabla de entradas,
08:04en la columna de código de producto, con lo cual hacemos clic en esta celda y escribimos punto y coma.
08:13A continuación lo que nos pide es el criterio que va a buscar en ese rango que hemos seleccionado.
08:19Lo que queremos que busque es el código del producto que aparece en la tabla de productos.
08:26Escribimos punto y coma y por último tenemos que indicar el rango de suma.
08:31Lo que queremos que nos sume son las cantidades, en este caso de las entradas.
08:36Seleccionamos esta celda, cerramos la fórmula, pulsamos enter y vemos como nos aparece en esta zona
08:46las 20 entradas de los pendientes ídol o rosa que son las que nos aparecen aquí en entradas.
08:54Vamos a hacer la misma operación para las salidas.
08:56Escribimos igual, sumar si hacemos doble clic, en este caso el rango donde queremos que busque el criterio
09:05será el código de producto en salidas.
09:08Escribimos punto y coma.
09:11El criterio será el código del producto en la tabla de producto.
09:16Escribimos punto y coma y por último el rango a sumar será la cantidad.
09:24Seleccionamos esta celda, cerramos la fórmula, pulsamos enter y vemos como aquí nos parecen las 20 unidades
09:31de este producto que tenemos aquí.
09:34Por último vamos a introducir en la columna de stock una fórmula sencilla para que nos arroje el stock que tenemos de cada uno de los productos.
09:47Entonces nos colocamos en la celda de stock, escribimos igual, seleccionamos las existencias iniciales a las que queremos que nos sume las entradas
09:57y a continuación queremos que nos resten las salidas.
10:01No puedo seleccionar la celda de salidas, entonces me coloco en la parte del encabezado y bajo con el teclado, pulsamos enter
10:08y vemos como nos aparece menos 20 ya que solo tenemos una salida de 20 pero no tenemos ni existencias iniciales ni entradas.
10:16En esta columna escribiríamos las existencias iniciales, vamos a escribir cantidades al azar, arrastramos para que sea más rápido,
10:30vemos como nos va haciendo las operaciones y vamos a ver como si incluimos datos en cada una de las columnas de salidas,
10:43automáticamente nos va a hacer la cuenta en los productos.
10:51Igualmente si incluimos nuevas entradas en esta parte,
11:07vamos a ver como automáticamente también nos lo va a realizar.
11:13Esta plantilla os la dejaré en nuestra página web para que la podáis descargar y practicar con ella.
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11:24y visitar la página web para obtener más información.
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