00:00Bienvenido a GTFone, soluciones de telefonía voz sobre IP y centralita virtual para empresas.
00:06Escucha con atención.
00:09Fax virtual.
00:10El fax no ha desaparecido del todo.
00:12Lo que ha cambiado es la forma de usarlo.
00:15Muchas empresas ya no quieren una máquina ocupando espacio, papel acumulado en una bandeja,
00:20ni documentos impresos solo para enviarlos a otro destinatario.
00:24Ahí entra el fax virtual.
00:26La manera de conservar la utilidad del fax, pero llevándolo al entorno digital,
00:31desde Internet y sin depender de un equipo físico tradicional.
00:35Un fax virtual es un servicio que permite enviar fax por Internet y recibir documentos en formato digital.
00:42En lugar de imprimir una hoja, marcar un número en una máquina y esperar la transmisión,
00:48el documento se gestiona online.
00:50Para la empresa, esto significa integrar el fax dentro de una forma de trabajo más ágil,
00:56más limpia y más alineada con la digitalización de la oficina.
01:00La idea es sencilla.
01:02Si necesitas mandar un documento a un destinatario que sigue utilizando fax,
01:06puedes hacerlo desde un entorno digital.
01:09El archivo se prepara, se envía a través del servicio de fax online
01:13y llega al receptor como un fax convencional.
01:16Para quien lo recibe en una máquina tradicional, la experiencia puede ser la de siempre.
01:21Para quien lo envía desde GT Phone, el proceso se realiza sin papel, sin tóner
01:26y sin desplazarse hasta ningún aparato.
01:29También funciona en sentido contrario.
01:31Cuando alguien envía un fax hacia un número asociado al servicio,
01:35la plataforma lo recibe y lo transforma en un documento digital.
01:39Así, lo que antes acababa impreso en una bandeja puede quedar disponible como archivo,
01:45listo para consultarse, guardarse o incorporarse a los procesos internos de la empresa.
01:51Esta es una de las claves de la oficina sin papel.
01:54No se trata solo de imprimir menos, sino de convertir la información en algo más fácil de gestionar.
02:00Por dentro, la tecnología actúa como un puente entre dos mundos.
02:05Por un lado está Internet, donde viajan archivos digitales.
02:09Por otro, el entorno del fax, que utiliza sus propios métodos de transmisión.
02:14El fax virtual se encarga de convertir el documento al formato adecuado,
02:19transmitirlo por la infraestructura correspondiente y entregar el contenido al destino correcto.
02:25Cuando el destinatario utiliza una máquina de fax,
02:28el sistema adapta la comunicación para que ese equipo pueda recibirla.
02:32En la recepción ocurre el proceso inverso.
02:35La señal de fax entrante llega a la plataforma, se interpreta,
02:39se convierte en un archivo digital y se pone a disposición del usuario.
02:43Lo importante es que la empresa no tiene que encargarse de esa conversión técnica.
02:47El servicio hace de intermediario y permite que el uso sea mucho más simple que con un fax físico.
02:53El valor del fax virtual está precisamente en esa combinación.
02:58Mantiene la compatibilidad con quienes todavía trabajan con fax,
03:01pero elimina la parte más incómoda del sistema tradicional.
03:05No obliga a cambiar de golpe la forma de comunicarse con terceros,
03:09pero sí permite hacerlo desde un entorno más moderno, ordenado y digital.
03:14Con GT Phone, el fax online se convierte en una herramienta práctica
03:19para empresas que quieren seguir enviando y recibiendo documentación por fax,
03:23pero sin renunciar a la eficiencia de trabajar por Internet.
03:26En la práctica, uno de los beneficios más claros es que el fax deja de depender de un punto físico
03:32concreto de la oficina.
03:34Ya no queda limitado a una sala, a una mesa o a una máquina que solo puede usar quien está
03:39delante.
03:40Al gestionarse por Internet, el proceso encaja mejor con equipos que trabajan con documentación digital
03:46y necesitan resolver envíos sin interrumpir su flujo diario.
03:51Otro punto importante es el orden.
03:53Cuando el fax llega convertido en archivo, resulta más sencillo clasificarlo junto al resto de documentos de la empresa.
04:00Por ejemplo, una comunicación recibida por fax puede guardarse en la carpeta del cliente,
04:06del expediente o del proyecto correspondiente,
04:08sin tener que escanear una hoja impresa ni depender de que alguien la reparta internamente.
04:14También ayuda a reducir errores habituales del fax tradicional.
04:18Pensemos en una oficina que recibe varios documentos al día.
04:21Con una máquina física, una hoja puede mezclarse con otra,
04:25quedarse olvidada en la bandeja o acabar en manos de la persona equivocada.
04:29Con el fax virtual, el documento entra ya en formato digital,
04:33lo que facilita que se trate como parte del circuito documental de la empresa desde el primer momento.
04:38Un caso muy habitual es el de una empresa que trabaja con proveedores
04:42que todavía piden determinadas comunicaciones por fax.
04:46Puede tratarse de una confirmación, una solicitud firmada
04:49o una documentación que el destinatario solo acepta por esa vía.
04:53En lugar de conservar un equipo específico para situaciones puntuales,
04:57la empresa envía el archivo mediante fax online
05:00y mantiene la relación con ese proveedor sin añadir pasos manuales.
05:04Otro ejemplo claro es una oficina que recibe formularios o comunicaciones de clientes por fax,
05:10pero ya organiza su trabajo internamente con documentos digitales.
05:14Ahí el fax virtual evita el salto incómodo entre papel y archivo.
05:19Lo recibido puede incorporarse al sistema de trabajo de la oficina de forma más directa,
05:24sin convertir cada fax en una pequeña tarea administrativa adicional.
05:29También encaja en empresas que están reduciendo el uso de papel poco a poco.
05:33No siempre se puede eliminar el fax de un día para otro,
05:36porque hay interlocutores que siguen utilizándolo.
05:39El fax virtual permite avanzar hacia una oficina más digital sin cortar esa vía de comunicación.
05:46Es una transición práctica.
05:48Se conserva el canal, pero cambia la forma de gestionarlo dentro de la empresa.
05:53Para contratarlo con GTFone, el primer paso es trasladar la necesidad concreta.
05:58Si la empresa quiere enviar, recibir o trabajar con ambos sentidos de comunicación por fax online.
06:05A partir de ahí, el equipo de GTFone revisa el caso y orienta sobre la opción adecuada
06:11para que el servicio encaje con el uso real de la empresa.
06:15Después, se facilitan los datos necesarios para tramitar el alta y asociar el servicio a la empresa.
06:20Una vez preparado, GTFone activa el fax virtual y deja listo el entorno para comenzar a utilizarlo por Internet.
06:28El último paso recomendable es realizar una prueba sencilla con un documento real o de ejemplo,
06:35confirmar que el envío o la recepción funciona correctamente
06:38y, desde ese momento, integrar el fax online en el trabajo diario.
06:43Antes de empezar a usarlo de forma habitual, conviene evitar algunos errores muy comunes.
06:49El primero es tratar el fax virtual como si fuera una máquina antigua, pero en versión digital.
06:55La clave está en ordenar el flujo.
06:57Decidir quién revisa los documentos recibidos, cómo se identifican y dónde se archivan.
07:03Si no se define ese criterio desde el principio, se cambia el soporte, pero se arrastra el mismo desorden.
07:10Otro error frecuente es enviar documentos sin revisar la legibilidad.
07:14Aunque el envío se haga por Internet, el destinatario tiene que recibir un contenido claro, completo y correctamente orientado.
07:22Antes de enviar un fax online, merece la pena comprobar que el archivo no está cortado,
07:27que las páginas están en el orden adecuado y que los datos importantes se leen sin esfuerzo.
07:33También es importante validar bien el número de destino.
07:36Un dígito incorrecto puede provocar un envío fallido o una comunicación dirigida a quien no corresponde.
07:43En empresas donde varias personas envían documentación, el consejo experto es trabajar con números previamente verificados
07:50y evitar copiar datos desde notas improvisadas o documentos antiguos.
07:55Una buena práctica adicional es establecer un criterio de nombres para los archivos.
08:00No hace falta complicarlo.
08:02Fecha, cliente o asunto pueden ser suficientes.
08:05Así, cuando haya que localizar un fax enviado o recibido,
08:10no se pierde tiempo abriendo documentos con nombres genéricos.
08:14Una pregunta habitual es
08:16¿Puedo usar fax virtual si mi empresa ya no tiene máquina de fax?
08:20Sí.
08:22Precisamente el servicio permite trabajar con fax online sin depender de un equipo físico dedicado.
08:28Otra duda frecuente es
08:30¿Sirve para empresas que solo necesitan enviar faxes de vez en cuando?
08:34Sí.
08:35El fax virtual encaja especialmente bien cuando el fax sigue siendo necesario en casos concretos,
08:41pero no compensa mantener un proceso basado en papel.
08:44También nos preguntan
08:46¿Puedo conservar el fax como canal sin frenar la digitalización de la oficina?
08:51Sí.
08:52Ese es uno de los usos más prácticos.
08:54Mantener la comunicación por fax cuando un interlocutor la exige,
08:58pero gestionando los documentos en formato digital.
09:01Y una última cuestión.
09:03¿Qué debe tener preparada la empresa antes de activarlo?
09:06Lo más útil es saber si necesita enviar, recibir o ambas cosas
09:11y tener claro qué personas participarán en ese flujo de trabajo.
09:15Si quieres contratar fax virtual con GT Phone y resolver tu caso concreto con un equipo especializado,
09:22llama al más 30 y crotro 900 670 699.
09:28Es un número gratuito desde cualquier parte del mundo
09:31y te ayudaremos a poner en marcha tu fax online de forma clara y adaptada a tu empresa.
09:35Gracias por escuchar GT Phone.
09:38Para más información o contratar,
09:40llama al más 34 900 670 699.
09:46Gratuito desde cualquier parte del mundo.
09:49O al más 34 919 600 700.
09:56Visítanos en gtfon.es.
09:58¡Hasta pronto!
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