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1.1.1 Comprendre l'organisation d'Airtable
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00:00Comprendre l'organisation d'AirTable.
00:05Quand vous créez un compte AirTable, trois catégories de personnes vont interagir dessus.
00:11Il y a l'administrateur, dont la mission est de gérer tout le compte de l'entreprise,
00:17la facturation et la sécurité globale du compte,
00:21le constructeur, qui va construire la solution concrète, l'application,
00:26et enfin, l'utilisateur final qui utilise l'application au quotidien.
00:34En fonction des permissions que vous allez lui accorder,
00:37il pourra créer, modifier ou simplement consulter des données de votre application.
00:45En tant qu'administrateur, vous aurez la vue sur le compte et sur tous les espaces de travail.
00:53Il faut savoir que chaque compte AirTable a au moins un espace de travail
00:58dans lequel le constructeur va créer ses applications.
01:05On peut créer son espace de travail
01:08et aussi être invité à collaborer sur l'espace de travail par quelqu'un d'autre
01:14afin de voir toutes les applications qu'il contient et de pouvoir aussi les utiliser.
01:27Donc, l'espace de travail ou aussi le workspace en anglais,
01:32vous verrez ces deux termes.
01:33Donc, régulièrement pendant la formation,
01:36j'essaierai de vous donner ces deux termes pour utiliser le terme français
01:40et en même temps comprendre déjà quel est le terme anglais auquel il fait référence.
01:45Ce workspace, c'est vraiment cette vue workspace, la base du travail dans AirTable.
01:52C'est là que sont organisées toutes vos applications.
01:56Comme vous pouvez le voir, vous avez l'accueil qui vous mettrait le résumé des workspaces,
02:03tous les espaces de travail.
02:05Quand vous dépliez ici, vous auriez la liste des applications en favori.
02:10Et là, par exemple, sur l'espace de travail cube, je dispose d'un forfait gratuit que je peux mettre
02:17à niveau.
02:19Cet espace de travail contient mes applications, ici, trois applications,
02:25qu'AirTable, ici, appelle base.
02:28Base parce qu'aujourd'hui, AirTable distingue la partie base des interfaces.
02:36Donc, en réalité, ici, vous avez une application,
02:42mais qui va pouvoir visuellement être visible en deux parties,
02:46la base et son interface.
02:50Vous trouvez ici aussi les collaborateurs de cet espace de travail,
02:55avec le propriétaire et une personne que vous auriez pu inviter à votre espace de travail.
03:00Sachant que dans un espace, les collaborateurs qui ont accès à cet espace
03:06voient toutes les applications et donc peuvent les consulter entièrement.
03:14C'est un niveau de permission juste en dessous de celui du propriétaire du compte.
03:22Ici, en haut à droite, vous avez votre icône avec votre compte,
03:27quand vous avez créé un compte AirTable.
03:29Mais dans ce compte, vous allez pouvoir créer des espaces de travail.
03:32Et ces espaces de travail, c'est à ce niveau-là que va se passer la facturation.
03:38Donc, les espaces sont extrêmement importants.
03:42Le compte en soi contient quelques informations,
03:45mais c'est dans ces espaces que tout va se passer,
03:47puisque les espaces contiennent les applications concrètes.
03:51Vous allez pouvoir créer des applications sur la Marketplace,
03:55trouver des modèles et des templates d'applications à utiliser,
04:02donc des applications qui sont déjà toutes faites
04:05et qui peuvent vous aider à aller vite sur un projet,
04:09ou importer des fichiers pour créer votre première base,
04:12qui est donc le début de la création de votre application.
04:18Vous pouvez partager votre espace de travail avec d'autres collaborateurs
04:23si vous voulez qu'ils accèdent automatiquement à toutes les applications
04:27qui sont contenues dans cet espace.
04:31Donc, vous voyez une interface très épurée pour voir tout de suite
04:35les applications qu'on a.
04:38Lorsque je vais gérer mon espace de travail,
04:42je vais voir le récapitulatif de mes applications,
04:47mais sous la visualisation de leur consommation.
04:52C'est dans ces paramètres d'espace
04:54que vous pourrez retrouver vos différents espaces de travail
04:59sur lesquels vous avez les droits, bien sûr.
05:01Là, je suis par exemple propriétaire et je vais pouvoir activer mes options
05:08si celles-ci existent, bien sûr,
05:12notamment la restriction d'ajout de collaborateurs
05:14ou les fonctionnalités d'intelligence artificielle.
05:18Et vous allez aussi voir directement quels sont les quotas,
05:25où est-ce que vous en êtes dans les quotas de votre espace de travail
05:29parce que c'est au niveau de l'espace que le forfait RTBall s'applique.
05:38Par exemple, ici, je suis en forfait gratuit
05:41et je pourrais changer de forfait.
05:42Vous avez des paramètres qui sont liés à l'espace de travail.
05:47Par exemple, ici, cube.
05:49Vous voyez, donc là, c'est des quotas qui sont au niveau de l'espace
05:53partagés par toutes les applications de l'espace.
05:56Et vous avez les quotas par application.
06:02Vous voyez, par exemple, dans un forfait gratuit, j'ai 1000 entrées,
06:071000 enregistrements, donc 1000 lignes.
06:10Grosso modo, si j'ai une base qui stocke des produits, c'est 1000 produits.
06:14Si j'ai une base qui stocke des produits et des dates et des inscriptions,
06:21eh bien, je vais avoir 1000 choses à répartir entre ces deux types de données
06:27que ma base stocke.
06:29D'accord ?
06:29Donc ça, ça se fait au niveau de l'application.
06:32Et ici, vous avez donc les limites communes du workspace.
06:36Vous pouvez voir les récapitatives du workspace ici et les collaborateurs facturables.
06:42On en reparlera, mais c'est très, très important d'avoir une vue régulière
06:48sur les personnes qui sont invitées et facturées sur votre espace de travail.
06:54parce que sinon, ça va vous faire payer pour rien.
06:59Et donc, comme on a vu ici, on va pouvoir changer le forfait de l'espace de travail ici
07:05et, comment dire, ce forfait va s'appliquer à toutes les applications contenues dans cet espace.
07:13Alors, qu'est-ce qu'on a comme forfait, justement ?
07:17Rtable propose quatre forfaits.
07:20Il y a le forfait gratuit, qui donc est gratuit,
07:24et qui va vous permettre de tester le Rtable avec les fonctionnalités minimum de l'outil.
07:32Alors, vous allez pouvoir vous rendre compte de ce que fait l'outil,
07:35mais dès que vous avez un projet d'entreprise un peu sérieux,
07:40vous allez voir, c'est beaucoup trop limité pour s'en servir.
07:43Ce qui fait que nous, on va apprendre sur le plan team.
07:47Ici, là, le plan équipe à 20 dollars par mois, quand c'est facturé annuellement,
07:53qui possède donc toutes les fonctionnalités nécessaires pour créer des applications professionnelles,
07:59donc vraiment d'entreprise.
08:01Vous avez ensuite le plan business, pour aller encore plus loin,
08:05et enfin, le plan entreprise, pour lequel il va falloir contacter l'équipe d'Rtable
08:12pour décider du pricing, puisque c'est très sur mesure.
08:17Le plan entreprise, essentiellement, au-delà de la capacité des bases de données,
08:23il va servir à suivre tous les paramètres de sécurité,
08:27donc particulièrement adaptés dans des entreprises avec des contraintes fortes de sécurité.
08:36Attention sur les pricing, les prix que vous voyez là s'entendent par utilisateur,
08:42par siège, par licence.
08:45C'est-à-dire que lorsque je paye 20 dollars par mois pour un espace de travail
08:51qui serait avec le forfait team,
08:54ce sont tous les collaborateurs facturables de cet espace de travail
08:59qui vont payer ces 20 dollars.
09:02D'accord ?
09:03Et ça, c'est très important,
09:05puisque les collaborateurs facturables, vous les voyez ici.
09:08Vous voyez qu'ici, j'ai un propriétaire, ici, j'ai un créateur,
09:12et je pourrais avoir aussi un éditeur.
09:14C'est un niveau de permission,
09:15le troisième niveau de permission qui va être facturable.
09:19Ensuite, vous avez les personnes qui vont juste consulter ou commenter les données.
09:26Eux ne sont pas facturables.
09:27Vous les voyez ici, d'ailleurs, dans un espace gratuit, vous en avez 50 commentateurs.
09:32Et dans un espace gratuit, vous avez 5 éditeurs.
09:35C'est assez généreux.
09:36Qui, eux, sont facturables.
09:38Donc, juste une petite mise en garde,
09:40c'est que dans l'espace gratuit, si vous commencez comme ça,
09:43vous allez avoir 5 éditeurs qui vont être gratuits.
09:48Mais dès que vous allez passer l'espace de travail en payant,
09:53eh bien, ces 5 éditeurs vont devenir payants.
09:56Et paieront chacun, si vous en avez invité 5, par exemple,
10:00ils vont payer chacun 20 dollars par mois.
10:02Et c'est facturé au niveau de l'espace de travail.
10:06Ici, vous allez mettre un...
10:08Comment dire ?
10:09Il y aura des informations de facturation.
10:11Donc, pour un compte RTBall données,
10:14il y a plusieurs espaces de travail.
10:16Et pour chaque espace de travail,
10:18il peut y avoir des coordonnées de facturation différentes.
10:22Et c'est sur ce compte bancaire que viendront puiser,
10:26on va dire, tous les mois ou tous les ans,
10:32le quota, on va dire, le décompte des utilisateurs facturables,
10:37des collaborateurs facturables.
10:39Donc, voilà.
10:40Juste avoir ça en tête, ce n'est pas juste 20 dollars.
10:43Plus vous invitez de personnes avec des droits d'édition,
10:48de création ou d'administration,
10:51plus vous allez payer cher.
10:52Donc, il y aura une vraie stratégie
10:56pour répartir les droits
10:58afin que chacun puisse faire quand même des choses sur votre base.
11:01Mais n'ouvrez pas, s'il vous plaît,
11:03votre espace de travail ou vos bases à tout le monde.
11:06Parce que derrière, ça a un coût.
11:07Surtout que nous, on va commencer à travailler avec le forfait team
11:11dès le départ pour, justement,
11:15travailler avec les bonnes fonctionnalités professionnelles.
11:18Donc, sur les fonctionnalités en elles-mêmes,
11:21on reviendra dessus pendant le cours.
11:23Ça aura beaucoup plus de, comment dire, de consistance
11:27parce que là, bon, c'est peut-être un peu abstrait.
11:31Donc, il y a juste, on va dire,
11:34les critères principaux, c'est le nombre d'entrées,
11:38d'enregistrements, de lignes par base.
11:41Donc, 50 000.
11:4250 000 produits, 50 000, par exemple, annonces.
11:47Bref, les choses que vous voulez stocker dans votre projet,
11:50eh bien, vous pourrez en avoir 50 000 par base.
11:52On ne peut pas dépasser.
11:53Donc, c'est pour ça que je vous en parle maintenant.
11:55C'est que dans les forfaits, en fonction de votre projet,
11:58il se pourrait que cette limite soit insuffisante.
12:03Donc, c'est très important à avoir en tête,
12:06dès le début, parce que ça pourrait justifier
12:09de partir sur un plan supérieur,
12:11voire de changer d'outil
12:13si vous avez un projet qui va nécessairement
12:17avoir besoin de stocker plus d'un million d'entrées, par exemple.
12:21Vous voyez, là, même un plan entreprise
12:23ne pourra pas stocker autant d'entrées par base.
12:28Donc, il faudra peut-être s'orienter
12:29sur une autre solution technique.
12:32Ensuite, vous allez avoir les automatisations,
12:35les pièces jointes par base,
12:36puisqu'Artable va pouvoir recevoir des fichiers liés,
12:40comme des CV, par exemple,
12:42ou des images pour illustrer des fiches produits.
12:45Donc, ça, ça compte dans les quotas.
12:47Vous voyez, chaque forfait va vous permettre
12:52d'avoir des paliers beaucoup plus élevés.
12:56On reparlera, en tout cas, de toutes ces fonctionnalités.
12:59Ce qu'il faut retenir,
13:00c'est que Artable va travailler au niveau des Workspace.
13:04Un compte Artable va avoir plusieurs Workspace.
13:07Que la facturation se fait au niveau du Workspace
13:10et que chaque collaborateur avec un droit de création
13:15ou d'édition, dont on reparlera,
13:17eh bien, va devenir un collaborateur facturable
13:20et que vous payez au nombre de collaborateurs facturables
13:24sur un Workspace.
13:26Donc, soyez prudent et allez régulièrement
13:29dans le petit panneau de gestion de l'espace de travail
13:32pour aller voir où vous en êtes
13:36au niveau des invitations à votre Workspace.
13:42C'est dans cet espace, en tout cas,
13:44qu'on va créer toutes nos applications.
13:46Donc, c'est vraiment l'endroit central d'Artable
13:48et on va le découvrir dynamiquement
13:51quand on créera notre première application.
13:53En tout cas, voilà, c'est les écrans
13:54dans lesquels vous allez vous rendre
13:56très fréquemment pour travailler.
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