- il y a 3 ans
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00:00 Depuis que le mail existe, on a pris l'habitude d'envoyer des fichiers
00:02 entre collègues, entre membres d'associations ou d'une même famille.
00:05 Donc on met des pièces jointes dans des mails.
00:07 Mais c'est une pratique extrêmement dangereuse et qui est à bannir de vos usages.
00:11 Je vous explique.
00:11 Il faut bien comprendre qu'il y a deux usages qui convient de bien différencier.
00:21 On a d'abord les documents qu'on met en pièces jointes et qui sont des vraies pièces jointes.
00:24 Je veux dire par là que c'est des fichiers dont vous voulez donner la propriété
00:29 et la responsabilité à votre interlocuteur.
00:31 C'est le cas, par exemple, pour les attestations de formation,
00:34 les convocations à un événement, une formation, etc.
00:37 Ces documents doivent rester la propriété de votre interlocuteur, quoi qu'il arrive.
00:41 Ce n'est pas votre document, même si c'est vous qui l'avez créé ou initié.
00:45 Si le document fuite ou est divulgué, ça ne vous met pas en péril ni en difficulté.
00:50 Vous en êtes bien l'émetteur, mais vous n'avez pas vocation à le conserver.
00:53 Dans ce cas, les pièces jointes normales, on va dire, sont autorisées.
00:58 On peut faire mieux, on peut faire autrement pour la planète
01:00 ou pour éviter d'avoir des copies partout,
01:02 mais disons qu'il n'y a pas de problème de sécurité à utiliser les pièces jointes dans ce cas-là.
01:06 Par contre, on a la majorité des autres fichiers qu'on échange,
01:09 qui sont des informations pour avis, pour lecture, pour compléter,
01:13 qui sont des documents qui doivent rester votre propriété.
01:16 C'est peut-être aussi les photos de l'anniversaire du petit dernier ou des choses comme ça.
01:21 C'est aussi, par exemple, les comptes de l'entreprise, la liste des élèves d'une APE,
01:24 un rapport d'audit, un dossier de projet.
01:27 C'est vraiment des documents dont vous avez besoin,
01:29 qui sont votre création et que vous devez garder en votre possession.
01:34 Tous ces documents sont à vous, à votre structure,
01:36 et ne doivent pas fuiter au-delà des personnes à qui vous les avez envoyés.
01:39 Si vous mettez tout ça dans une pièce jointe,
01:41 vous n'avez aucune garantie que le fichier que vous avez mis dans la pièce jointe
01:44 ne va pas être divulgué, imprimé, transféré,
01:47 fourni à quelqu'un d'autre de quelque manière que ce soit.
01:49 À chaque destinataire du mail, vous avez une autre instance du document,
01:53 c'est-à-dire un nouveau document qui est créé,
01:54 qui aura lui aussi un autre cycle de vie,
01:57 dont vous n'avez absolument pas la maîtrise.
01:59 Imaginons que vous avez fait le bilan des heures supplémentaires de votre service,
02:02 vous envoyez le fichier à chaque personne de votre service.
02:04 Vous êtes 12 dans ce service,
02:05 et vous avez donc maintenant 13 fichiers
02:08 qui contiennent les informations nominatives de chaque personne du service,
02:12 avec les heures qu'elles ont réalisées.
02:13 Ça fait aussi mal à votre registre des traitements,
02:16 et votre DPO va être bien fâché si vous faites ça.
02:18 Mais de toute façon, c'est pas le sujet du jour.
02:20 Abonnez-vous pour en savoir plus sur les registres des traitements,
02:23 une vidéo complète va sortir bientôt.
02:25 Si une de ces personnes transfère ce fichier à un collègue d'un autre service
02:28 pour se moquer de Micheline qui n'a pas déclaré d'heure,
02:31 ou au contraire qui en a fait trop, peu importe,
02:32 vous n'avez aucun moyen de le savoir.
02:34 Vous n'avez aucun moyen de l'empêcher.
02:36 Vous ne pourrez pas non plus empêcher la malveillance,
02:38 la modification du fichier avant le transfert à quelqu'un d'autre, etc.
02:41 Si on prend le côté familial des échanges,
02:44 admettons que vous échangez des photos,
02:45 ça peut poser gravement problème.
02:47 Vous envoyez 10 photos aux membres de votre famille
02:49 qui étaient présents à l'anniversaire du petit Julien, le petit dernier,
02:52 parce que sur la photo il était trop chou
02:54 dans sa petite robe de princesse sur les genoux de sa tati.
02:56 Ok, vous avez le droit, les personnes étaient présentes,
02:58 tout le monde est d'accord pour partager entre eux.
03:00 Mais si vous mettez les fichiers en pièce jointe,
03:03 c'est-à-dire que n'importe qui pourra en faire ce qu'il veut.
03:06 Donc aussi on peut se poser la question du droit à l'image.
03:08 Si tonton Jean-Claude met ça sur son Facebook
03:11 en disant "c'était trop bien ce week-end",
03:13 "voilà le petit, je suis trop fière de lui",
03:15 et qu'il le met en public, vous n'avez aucun moyen de le savoir,
03:17 vous n'avez aucun moyen finalement de restreindre.
03:20 Si ensuite un des contacts de Jean-Claude utilise cette image
03:22 pour en faire un contenu viral, un truc sur TikTok,
03:25 une publicité, peu importe,
03:27 et bien en fait vous n'avez aucun moyen ni de le savoir,
03:31 ni de le contrôler, ni de l'empêcher.
03:32 Imaginons maintenant un autre cas problématique.
03:34 Vous avez envoyé un document, genre un tableur,
03:36 qui contient tous les chiffres clés de votre entreprise.
03:38 Vous avez envoyé ça à votre associé
03:40 parce que vous avez besoin de discuter,
03:41 vous avez fait un certain travail sur votre nouveau produit.
03:44 Lui peut-être qu'en toute bienveillance,
03:45 il va le faire suivre à sa femme pour pouvoir en discuter avec elle,
03:48 il va peut-être le faire suivre à quelqu'un d'autre,
03:50 mais dans la mesure où il le fait suivre,
03:52 ça veut dire que maintenant il y a N documents qui sont dans la nature
03:55 que vous ne connaissez pas, que vous ne maîtrisez pas,
03:58 et vous ne savez pas ce que les gens font avec.
04:00 Peut-être qu'il va y avoir des déformations,
04:01 peut-être que des chiffres vont être changés
04:03 pour vous faire dire ce que vous n'avez pas dit,
04:04 et ça peut porter préjudice à terme.
04:07 Au départ, tous ces partages ne sont pas du tout malveillants,
04:09 c'est à des personnes de confiance,
04:11 mais si ces personnes de confiance ne voient pas le mal
04:13 à le transférer elles aussi à d'autres personnes,
04:16 et bien ça peut poser problème.
04:18 Vous avez un fichier dans la nature,
04:20 avec plusieurs versions même de ce fichier très certainement,
04:22 et vous ne pouvez rien y faire.
04:23 Et peut-être qu'un jour ces données vont être dans le canard enchaîné,
04:26 dans le chien bleu, ou être utilisées contre vous par un concurrent.
04:29 Ça peut arriver.
04:30 Je pourrais donner 200 exemples comme ça
04:31 d'utilisation de pièces jointes abusives
04:34 et de tous les problèmes qui sont liés à ça,
04:35 mais je pense que là vous avez compris l'idée.
04:38 Le principe c'est qu'on ne maîtrise plus rien.
04:40 Il y a un deuxième point à tout ça,
04:42 qui n'est pas un problème de sécurité,
04:43 qui est plus un problème de productivité.
04:45 On ne va pas se mentir, on l'a tous fait.
04:47 Envoyer un document pour relecture à trois personnes,
04:49 devoir consolider tous les retours,
04:51 c'est une galère, ça non.
04:52 On oublie des modifications,
04:54 les premières modifications des derniers qui nous envoient sont les mêmes,
04:57 donc nous on est obligés d'y revenir deux fois,
04:59 et puis comme on a fait des modifiers,
05:00 il faut qu'on réenvoie le fichier pour pouvoir regérer tout ça.
05:03 Bref, c'est chiant, c'est pénible au possible,
05:06 et au secours.
05:07 Juste, moi je ne supporte plus le devoir de faire ce genre de choses.
05:11 La bonne nouvelle, c'est qu'en fait on a des moyens simples
05:13 pour éviter ces risques et tous ces embêtements.
05:15 Au lieu de mettre une pièce jointe,
05:16 comme d'habitude en glissant le fichier en utilisant l'icône du trombone,
05:19 on peut faire un lien de partage vers ce fichier.
05:22 Vous mettez le fichier sur votre drive,
05:23 et vous avez un lien qui est fait,
05:26 et les personnes qui vont directement sur votre drive
05:28 en fonction des droits que vous allez leur mettre.
05:30 Donc côté embêtement lié aux modifications, il n'y en a plus.
05:32 Tout le monde suggère les modifications dans le fichier,
05:34 tout le monde peut éditer le fichier en même temps,
05:36 et il n'y a plus de merge à faire,
05:38 il n'y a plus de documents qui sont à jour chez les uns,
05:40 pas chez les autres, et ainsi de suite.
05:42 Et pour les lecteurs, il n'y a pas de problème non plus,
05:44 ils pourront toujours avoir le dernier document à jour,
05:47 sans besoin d'encombrer les boîtes mail.
05:48 Et concernant la sécurité,
05:49 et bien en fait vous allez énormément gagner aussi.
05:52 C'est-à-dire que vous aurez la possibilité de supprimer le partage quand bon vous le semble.
05:56 Vous avez même dans le drive des possibilités de mettre des partages temporaires,
05:59 de définir une date automatique de fin de partage.
06:01 Et vous pourrez aussi faire en sorte que les personnes ne puissent
06:03 ni imprimer, ni télécharger le document.
06:06 Je vous montre.
06:06 Donc j'ai créé un document de test dans un test vidéo,
06:09 et en fait ici là, vous allez avoir le bouton de partage.
06:12 Dans cette partie partage, vous allez pouvoir mettre toutes les adresses des personnes
06:15 qui sont concernées par ce document.
06:16 Donc toutes celles qui sont destinatrices de votre email, ou pas.
06:20 Je vais vous montrer une autre façon de faire.
06:21 Dans la fenêtre de partage, vous avez ici la petite roue dentée,
06:24 qui va vous permettre de pouvoir décocher deux cases.
06:27 Donc les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager les documents.
06:30 Donc tous ceux qui ont le droit d'écrire dans le document vont pouvoir le repartager.
06:34 Donc ça vous pouvez le décocher pour gagner en confidentialité.
06:37 Et le deuxième paramètre,
06:40 les lecteurs et les commentateurs auront l'option permettant de télécharger,
06:44 d'imprimer ou de copier le contenu.
06:45 Mais ça aussi, régulièrement, on peut le décocher.
06:48 Si vous voulez être sûr que votre document,
06:50 donc si on reprend l'exemple de tout à l'heure,
06:52 c'est mes données sur mon nouveau produit que je transfère à mon associé,
06:57 et bien en fait, mon associé, il sera éditeur,
07:00 puisque je veux qu'il puisse éditer aussi le document,
07:03 mais je vais faire en sorte qu'il ne puisse pas changer les autres partages.
07:05 Et puis je vais faire en sorte aussi que
07:08 tous ceux à qui je donnerai le droit en lecture ne pourront que le lire,
07:11 ni le télécharger, ni l'imprimer, ni le copier.
07:13 Et donc là, je mets mes adresses mail,
07:15 et je partage, éditeur, lecteur,
07:17 et je peux ajouter une date d'expiration.
07:18 Donc là, je partage jusqu'à une certaine date.
07:21 Donc ici, il m'a mis jusqu'au 18 juin,
07:23 donc il partage par défaut un mois,
07:25 mais en fait, je peux tout à fait choisir moi-même une date et une heure
07:30 à laquelle le partage deviendra obsolète.
07:32 En gros, si vous avez un document de projet à faire au lire avant la semaine prochaine,
07:35 vous ne mettez que quatre jours,
07:36 et puis vous êtes tranquille,
07:37 vous avez effectivement tout le monde qui va relire votre sujet,
07:40 puis une fois que c'est fini,
07:41 vous n'avez pas à penser à devoir enlever le partage,
07:44 le partage s'enlève tout seul.
07:45 Donc ça se passe ici, quand on définit les droits,
07:48 "Modifier la date d'expiration".
07:50 Et donc, quand on est dans le mail,
07:52 au lieu d'envoyer une pièce jointe ici,
07:54 comme on fait d'habitude avec le petit trombone,
07:57 vous allez sur le petit triangle,
07:58 et vous allez chercher votre document.
08:00 Et donc là, je vais dans les récents,
08:01 je prends mon document de test,
08:03 et au lieu de cliquer ici sur "Pièces jointes",
08:05 je clique vraiment sur "Lien du document",
08:07 et j'insère le lien.
08:08 Donc vous verrez qu'il n'aura pas tout à fait le même format
08:10 que quand on met une pièce jointe,
08:11 mais ça marche pareil.
08:12 Hop, si j'envoie "Test",
08:15 j'envoie à cette adresse-là,
08:17 et quand je fais "Envoyer",
08:19 il va tout seul vérifier s'il y a bien des droits de partage,
08:22 et il va me demander ce que je dois faire.
08:23 Qu'est-ce que je fais pour cette personne ?
08:24 Est-ce que je la mets lecteur, commentateur, ou pas ?
08:28 Et où est-ce que j'autorise tous les liens ?
08:29 Et ça, on en a parlé dans une autre vidéo.
08:31 Je partage quand même, même si ce n'est pas dans mon domaine,
08:33 et en fait, ce fichier-là sera partagé
08:35 avec la personne que j'ai indiquée.
08:37 Donc avec ces deux trucs,
08:39 votre sécurité va vraiment être accrue.
08:41 Concernant les partages familiaux des photos,
08:43 il vaut mieux utiliser le partage de photos de Google Photos
08:46 ou partager un drive contenant les photos
08:48 que vous voulez envoyer par e-mail.
08:50 Donc j'ai fait une vidéo sur le sujet,
08:52 je vous la mets en description,
08:53 donc comment utiliser Google Photos,
08:54 c'est super facile et ça vous permet vraiment
08:56 d'avoir quelque chose de très sécurisé pour vos photos.
09:00 Donc en utilisant ces techniques,
09:01 vous aurez le contrôle de l'ensemble de vos pièges-jointes,
09:04 vous saurez qui les a, qui les lit,
09:06 et qui peut en faire quelque chose.
09:08 Et c'est aussi pas mal pour la planète.
09:10 Les photos étant de plus en plus conséquentes,
09:11 de plus en plus grosses,
09:12 ça remplit inutilement l'ensemble des moites-mails.
09:14 Alors qu'un lien vers un album partagé,
09:16 ça permet d'avoir qu'une seule copie des photos,
09:18 et donc une empreinte écologique bien moindre.
09:20 Bon, je vous entends d'ici me dire que ça n'empêche rien,
09:22 on peut toujours faire une capture d'écran, une photo, etc.
09:25 Et vous avez raison !
09:26 Et c'est la responsabilité de votre interlocuteur
09:29 d'avoir contourné les règles que vous avez mises.
09:31 Juridiquement, vous, vous avez mis toutes les barrières,
09:33 vous avez mis les bons éléments de confidentialité,
09:36 et si la personne a sciemment contourné ses règles,
09:39 pris une photo en voyant que vous lui aviez interdit le téléchargement,
09:41 et ben vous avez des éléments juridiques tangibles
09:44 s'il y a un signe par la suite.
09:46 Mais c'est pas le sujet du jour.
09:47 Donc vous l'aurez compris, les pièces-jointes, c'est un vrai problème,
09:50 que ça soit en entreprise, en association,
09:52 et même pour le côté personnel.
09:53 Utiliser des liens vers des espaces sécurisés,
09:55 comme le Drive, Google Photos,
09:57 vous permet d'être plus protégés,
09:58 de protéger aussi vos données,
10:00 ainsi que les personnes qui sont sur vos photos,
10:02 si on parle de photos,
10:03 et donc d'être bien plus en conformité avec le RGPD,
10:06 et en plus ça aide la planète, alors pourquoi s'en priver ?
10:08 Je vous donne rendez-vous sur la vidéo qui s'affiche en dessous,
10:10 qui devrait aussi vous plaire.
10:12 C'était Mélanie, de la chaîne Le Monde Numérique de Mélanie,
10:14 et je vous dis à très vite, bye bye !
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